ERP-järjestelmän, kuten NetSuiten, käyttöönotto on massiivinen projekti, joka muuttaa yrityksen toimintatapoja. Valitsemalla yrityksellenne parhaiten sopivan käyttöönottostrategian, saavutatte sujuvan ja onnistuneen käyttöönoton.

Oikean strategian päättämisessä täytyy ottaa huomioon monia muuttujia. Kun Starialla neuvomme asiakasta sopivimman strategian valinnassa, pohjaamme neuvomme asiakkaiden prosesseihin ja toimintamaihin sekä omiin kokemuksiimme. Tässä prosessissa on tärkeää ottaa huomioon niin kaikki monimutkaiset kuin yksinkertaisemmatkin asiat. Tärkeää on myös huomioida asiakkaan tarpeet – onko järjestelmän vaihdolla aikapainetta? Onko budjetti avainasemassa? Vai keskitytäänkö projektin alusta alkaen automatisointeihin? Ja niin edelleen.

Mitä vaiheita ERP-käyttöönottoon kuuluu?

ERP-järjestelmän käyttöönottoprojekti kestää yleensä useita kuukausia ja siinä on useita eri vaiheita. Starialla jaamme käyttöönottoprojektin vaiheet seuraavasti:

  • projektin käynnistys
  • analysointi ja suunnittelu
  • konfigurointi
  • kehitys ja validointi
  • käyttöönotto
  • optimointi ja projektin päättäminen.

Juttu jatkuu kuvan alla. Kerromme neljästä käyttöönottostrategiasta ja siitä, miten valitset niistä oikean strategian yrityksellesi.

staria-erp-muistilista

Neljä erilaista ERP-käyttöönottostrategiaa

Yritys voi lähestyä ERP-käyttöönottoa monella eri tavalla. Neljä yleistä tapaa ovat:

1. Alkuräjähdys – kaikkien käyttäjien siirto kerralla

Tässä strategiassa yritys suorittaa järjestelmien kokoonpanon, testaukset ja koulutuksen ennen käyttöönottopäivää ja siirtää kaikki uuteen järjestelmään samanaikaisesti. Strategiassa ei ole siirtymävaihetta, jossa vanha järjestelmä olisi käytössä yhtä aikaa uuden järjestelmän kanssa. Strategian etu on, että uuden ERP-järjestelmän hyödyt, kuten parantunut tuottavuus, näkyy nopeasti. Vastapainona on hyvin tärkeää, että siirtymä on onnistunut, sillä vanha järjestelmä poistuu käytöstä eikä täten ole enää saatavilla. Tuottavuus voi myös hetkellisesti laskea, kun kaikki vielä totuttelevat uuden järjestelmän käyttöön.

2. Käyttöönotto vaiheittain

Tässä strategiassa järjestelmä otetaan käyttöön vaiheittain pidemmän aikajakson kuluessa, esimerkiksi tiettyjen viikkojen tai kuukausien aikana. Vaiheittaisessa strategiassa on vähemmän riskejä, kuin alkuräjähdysstrategiassa. Vaiheistetun siirtymän aikana yrityksen on mahdollista oppia virheistä ja korjata niitä jo aikaisessa vaiheessa niin, etteivät ne enää projektin myöhemmässä vaiheessa aiheuta hankaluuksia. Koska käyttöönotto vie pidemmän aikaa, uuden järjestelmän hyödyt antavat odotuttaa itseään. Lisäksi uuden ja vanhan järjestelmän samanaikaisesta käytöstä aiheutuu lisäkuluja. Tässä strategiassa käyttöönoton eri vaiheiden toteutus voidaan jakaa toiminnoittain (esim. ydintoiminnot ensin), liiketoimintayksiköittäin tai maantieteellisesti.

3. Kahden järjestelmän taktiikka

Tässä strategiassa yritys ottaa käyttöön uuden järjestelmän, mutta jatkaa vanhan järjestelmän kanssa vielä käyttöönoton valmistuttuakin jälkeenkin. Kahden järjestelmän taktiikkaa hyödynnetään ennalta määritellyn ajanjakson verran. Tämä strategia on kaikista turvallisin, sillä yritys voi palata takaisin käyttämään vanhaa järjestelmää, jos uudessa järjestelmässä tulee esiin ongelmia. Tällä tavoin suojellaan kriittisiä toimintoja ja uuden järjestelmän opettelu ja sen käyttöön totuttelu on helpompaa. Kolikon kääntöpuolena on, että kahden järjestelmän käyttö tulee kalliiksi. Se myös antaa tilaa virheille, koska dataa syötetään molempiin järjestelmiin.

4. Hyödynnä hybridiä

Tässä strategiassa yritys yhdistelee joko kahta tai kaikkia kolmea ylempänä esitettyä strategiaa. Esimerkkitilanteessa yritys voisi käyttää alkuräjähdysstrategiaa yrityksen ydintoimintojen siirtämiseen, kun taas esim. muut liiketoimintayksiköt siirrettäisiin uuteen järjestelmään vaiheittain.

Asiakastarina: lue, mitä Starship Technologies kertoo heidän ERP-käyttöönottoprojektista ja projektitiimistä

Miten valita oikea ERP-käyttöönottostrategia?

Kaikki yritykset ovat erilaisia ja sama strategia ei toimi kaikille. Valitessasi sopivaa käyttöönottostrategiaa, ota huomioon seuraavat:

Koko: Alkuräjähdysstrategia voi olla hyvä vaihtoehto pienille ja keskisuurille yrityksille. Tämä johtuu siitä, että pienemmillä yrityksillä on vähemmän liiketoimintayksiköitä ja työntekijöitä siirrettävänä, mikä tekee kertasiirron hallinnoinnista helpompaa. Isoissa yrityksissä työntekijöiden ja liiketoimintayksiköiden määrä on suuri, joten kertasiirron riskit ovat moninkertaiset. Sama pätee yrityksiin, joissa on monimutkainen organisaatiorakenne. Näissä tapauksissa joko vaiheittainen siirtyminen tai kahden järjestelmän taktiikka on yleensä parempi vaihtoehto.

Riskit: Jos yritys odottaa järjestelmiltä jatkuvaa täydellistä toimivuutta ja pienetkin käyttöönottovaiheen häikät vaikuttavat liiketoimintaan merkittävästi, voi kertasiirto olla tällaiselle yritykselle liian riskialtis vaihtoehto. Sen sijaan kahden järjestelmän taktiikka on hyvä strategia yrityksen kriittisten toimintojen siirtoa varten ja vaiheistettu strategia voi puolestaan olla toimiva vaihtoehto ei-kriittisten toimintojen kannalta.

ROI (return on investment eli sijoitetun pääoman tuottoaste): Alkuräjähdysstrategia on nopein tapa saavuttaa uuden ERP-järjestelmän hyödyt. Kun kaikki alkavat käyttämään samaa järjestelmää, se parantaa tuottavuutta, pienentää toimintakuluja ja mahdollistaa paremman näkyvyyden liiketoimintaan johtaen parempaan ROI:hin. Vaiheittainen käyttöönotto on myös hyvä vaihtoehto, tällöin yritys ottaa uuden ERP-järjestelmän käyttöön ensin niissä toiminnoissa, jotka vaikuttavat ROI:hin nopeammin kuin muut.

Kulut: Kahden eri järjestelmän saman aikainen käyttäminen voi tulla kalliiksi kahdesta eri syystä. Järjestelmiin liittyvät suorat kulut venyttävät budjettia ja henkilöstön käyttämä aika tietojen kirjaamiseen kahteen erilliseen järjestelmään vie ylimääräisiä työtunteja. Jos yritys haluaa välttää näitä kuluja, kannattaa sen harkita kertaluontoista siirtymää. Tällöin on tärkeää hoitaa kaikki kerralla oikein, jotta vältytään ongelmilta ja lisäkuluilta myöhemmissä vaiheissa.

Varaa ilmainen NetSuite-demo >>>

Tarjoamme mahdollisuuden tutustua NetSuiten parhaisiin puoliin ja sen tuomiin hyötyihin asiantuntijan opastuksella. Varaa demo ja opit, miten NetSuite tukee juuri teidän liiketoimintaanne parhaiten.

Haluatko kuulla aiheesta lisää? Ota yhteyttä ja etsitään ratkaisut liiketoimintanne tarpeiden tukemiseksi.

Kai Kortteinen

Kai Kortteinen
Senior Sales Executive
kai.kortteinen@staria.com
+358 44 7609 432

NetSuite-käyttöönotto: 4 strategiaa, minkä valitset?