Tyhmistä roboteista älykkääseen automaatioon

Starian Matias Tiala, Liiketoimintajohtaja RPA & AI, kertoo artikkelissaan, miten ohjelmistorobotiikka ja tekoälyn hyödyntäminen tuovat yrityksille kilpailuetua nyt ja tulevaisuudessa. 

Ohjelmistorobotiikka on jatkuvasti esillä uutisissa ja eri alojen julkaisuissa. Yrityksien johdon palavereissa puhutaan siitä ja asia kiinnostaa laajalti. Rohkeimmat yritykset ovat jo ottaneet ohjelmistorobotteja käyttöön hyvin tuloksin ja nämä yritykset myös mielellään kertovat kuinka monta sataa robottia heidän rutiinitöitään jo hoitaa. Tästä kaikesta voi tulla olo, että juuri meidän yritys on jäänyt kehityksessä jälkeen ja miten ihmeessä pärjäämme tulevaisuudessa, kun muualla aikaa vievät rutiinityöt hoitelee robottiarmeija ja ihmiset keskittyvät tekemään haastavampia ja mielekkäämpiä tehtäviä?

On siis hyvä tehdä katsaus siitä, missä ohjelmistorobotiikan hyödyntämisessä nyt mennään ja mihin teknologia on kehittymässä. Näin on helpompi keskittyä tekemään oikeita asioita, jotta yhä useampi yritys pääsee nauttimaan ohjelmistorobotiikan hyödyistä vuonna 2019.

Ohjelmistorobotiikka ja älykäs automaatio lyhyesti

Ohjelmistorobotiikka tarkoittaa toistuvien rutiinitöiden automatisointia erillisellä ohjelmistolla, joka pystyy hyödyntämään erilaisten ohjelmistojen käyttöliittymiä kuten ihminen. Ohjelmistorobotti osaa kirjoittaa ja lukea tietoa järjestelmien tekstikentistä ja osaa navigoida järjestelmissä painikkeiden ja pikanäppäinten avulla. Ohjelmistorobotit myös suorittavat laskutoimituksia, jalostavat tietoa ja vertaavat informaatiota erittäin mielellään. Työnsä tulokset ohjelmistorobotti raportoi luonnollisesti sähköpostilla esimiehelleen, joka tarkistaa, että halutut tehtävät tulivat tehdyksi ja puuttuu tilanteisiin, joissa ohjelmistorobotti ei ole osannut toimia.

Älykäs automaatio terminä, niin kuin moni muukin digitalisaatioon liittyvä termi, voi tarkoittaa hyvin laajasti eri asioita eri ihmisille ja ihmisryhmille. Ohjelmistorobotiikassa se tarkoittaa prosessien automatisointia, joihin ohjelmistorobotin kyvyt yksinään eivät riitä. Robotisoitava prosessi sisältää silloin siis joitain osioita, joissa täytyy tukeutua esim. koneoppimiseen tai muulla keinon luotuun tekoälyyn. Esimerkkeinä tästä voidaan mainita skannattujen paperidokumenttien muuttaminen kuvasta puhtaasti digitaaliseksi rakenteelliseksi informaatioksi tai jonkin liiketoimintaan liittyvän päätöksen tai luokittelun tekeminen, joka olisi käytännössä mahdoton toteuttaa puhtaasti toimintalogiikkaa ohjelmoimalla.

Mahdollisuudet tällä hetkellä

Ohjelmistorobotiikkaan liittyvät teknologiat ovat kehittyneet hurjaa vauhtia viimeisimpien vuosien aikana. Varsinkin UiPath -ohjelmistot ovat vieneet ohjelmistorobotiikan toteuttamisen täysin uudelle tasolle ja tuoneet teknologian kaikkien saataville. Paljon uusia ohjelmistoja on myös tullut markkinoille ja vallitseva tilanne varmasti jatkuu markkinan käydessä edelleen kuumana.

Vuonna 2019 ohjelmistorobotiikan käyttöönotto yrityksissä ei enää ole kiinni tarjolla olevista teknologioista vaan ennemminkin robottien hyödyntämiseen liittyvästä osaamisesta sekä robotisoitavien prosessien tunnistamisesta. Sopivien prosessien kartoitus voi mennä helposti pieleen, jos ei tiedetä mihin ohjelmistorobotit tällä hetkellä pystyvät ja mihin eivät. Mielikuvat robottien kyvyistä liikkuvat kaikkialla ihmisen kanssa puhuvasta hologrammipäästä taskulaskimeen.

Käytännössä tällä hetkellä ohjelmistorobotteja voidaan toteuttaa järjestelmäriippumattomasti prosesseihin, joissa tarvittava data on digitaalista sekä rakenteellista. Mielenkiintoisia haasteita edelleen tarjoavat prosessit, joissa tarvittava data on sähköistä, mutta ei digitaalista. Usein vastaan tulevana esimerkkinä skannatut lomakkeet ja dokumentit.

Mitä yrityksiltä vaaditaan ohjelmistorobotiikan hyödyntämiseksi?

Käytännössä vähimmäisvaatimuksena ohjelmistorobotiikan hyödyntämiseksi toimii halu ja rohkeus lähteä tekemään asioita uudella tavalla. Yrityksen prosessien ja järjestelmien tunteminen nopeuttaa eteenpäin pääsyä, mutta nämä asiat on mahdollista käydä läpi myös ulkopuolisten asiantuntijoiden kanssa. Monissa yrityksissä nämä perusasiat ovat kuitenkin jo hallussa.

Yrityksen on myös mahdollista ottaa ohjelmistorobottien kehittämiseen tarvittava osaaminen haltuun kohtuullisella vaivalla. Alussa kannattaa kuitenkin pyytää rohkeasti apua asiantuntijoilta, jotta ohjelmistorobotiikan hyödyt saadaan jalkautettua nopeasti ja oman osaamisen kehittäminen lähtee oikeille raiteille. Asiantuntijoiden käyttämisen kustannukset säästetään usein oppirahoissa ja henkilöstön vaihtumiseen liittyvät riskit ovat helpommin hallittavissa, kun on sopiva yhteistyökumppani tukena.

Vastuu organisaation prosessien automatisoinnista on kuitenkin syytä säilyttää organisaatiolla itsellään. Ulkopuolisen asiantuntijan on käytännössä mahdotonta toteuttaa parhaalla mahdollisella tavalla toimivia robotteja prosesseihin, joita hän ei tunne yhtä hyvin kuin organisaation omat asiantuntijat, jotka prosessia käyttävät työssään.

Ohjelmistorobotiikka tulevaisuudessa

Jatkossa ero ohjelmistorobotiikan ja älykkään automaation välillä kapenee ja niistä aletaan puhumaan samalla nimellä, kun nämä älykkäät ominaisuudet kehittyvät ja integroituvat entistä paremmin suoraan ohjelmistorobotiikkatuotteisiin. Tulevaisuutta on mahdotonta ennustaa tarkasti, mutta alan kehityksen kiivas tahti ja siihen käytetyt resurssit kertovat omalta osaltaan siitä, että nopea kehitys tulee jatkumaan myös tulevaisuudessa. Viiden vuoden kuluttua voisi olla jo hyvin mahdollista, että käyttöjärjestelmä tunnistaa, kun ihminen toistaa jotain tiettyä prosessia, ja osaa ehdottaa, että tietokone voi hoitaa itsenäisesti loput käsiteltävät toistot siitä prosessista. Alan kova kehitysvauhti takaa siis ainakin sen, että elämme ohjelmistojen osalta murrosvaiheessa ja työ toimistoissa tulee muuttumaan edelleen tulevina vuosina.

Jos varaslähtö kiinnostaa suosittelen palaamaan lähtöruutuun eli prosesseihin ja dataan. Jos dataa luodaan suoraan digitaaliseksi ei tarvitse odotella teknologian kehittymistä datan muuttamiseksi sähköisestä digitaaliseksi.