Tähän blogikirjoitukseen olemme listanneet kolme yleisintä syytä sille, miksi RPA-hanke ei saavuta toivottua lopputulosta. Yhteistä näille tekijöille on, että hankkeen epäonnistuminen harvoin johtuu käytettävään teknologiaan liittyvistä ongelmista.
Toivomme, että nämä satojen kehitysprojektien tuoman kokemuksen syvällä rintaäänellä jaetut vinkit auttavat teitä navigoimaan RPA-kehitysprojektien suunnittelussa ja toteutuksissa yleisimpien sudenkuoppien ohi!
Syy 1: Hankkeen johtaminen ontuu
Ohjelmistorobotiikka on vielä vuonna 2021 useissa organisaatioissa varsin uusi teknologia ja sen jalkauttaminen vaatii määrätietoista suunnittelua, ohjaamista ja selkeää kommunikointia. Yksi yleisimpiä esteitä onnistuneelle RPA-hankkeelle onkin vajavainen johtaminen organisaation sisällä.
Käytännön seurauksia puutteellisesta johtamisesta:
- RPA-hanke unohtuu pilottiprojektin jälkeen
- Henkilökunnan sitoutuminen kehitysprojekteihin on heikkoa
- Potentiaalisten automatisoitavien kohteiden tunnistaminen vajavaista
- Robotin tuloksia ei seurata aktiivisesti
- Robotin käyttöaste pienenee ajan mittaan ja lopulta käyttö loppuu kokonaan
- ”Ai, onko meillä tosiaan käytössä ohjelmistorobotti?” -kommentit kahvipöydissä
Ammattitaitoinen yhteistyökumppani pystyy tukemaan RPA-hankkeiden johtamista kokonaisvaltaisesti tarjoamalla hankkeen johtamiseen valmiita toimintamalleja ja työkaluja (mm. keskitetty asiakasportaali ja automatisoidut KPI-mittarit), sekä kehittämällä organisaation RPA-osaamista eri tasoisten koulutuksien avulla.
Syy 2: Valitut kohteet eivät ole optimaalisia
Ohjelmistorobotiikka on saavuttanut laajan suosion Suomessa ja maailmalla ja sen mahdollisuuksista on helppo innostua. Innostuksen seurauksena odotukset voivat kuitenkin nousta liian suuriksi, joten voi olla hankala pitää jalat maassa ja hahmottaa, millaisia työtehtäviä roboteilla kannattaa automatisoida.
Potentiaalisten RPA-kohteiden valinta edellyttää yrityksen käytössä olevien ohjelmistojen sekä liiketoiminnan prosessien syväluotaavaa tuntemusta. Onnistuneimmat RPA-hankkeet lähtevätkin liikkeelle laadukkaasta prosessikartoituksesta, jonka avulla pyritään paikallistamaan ohjelmistorobotiikan näkökulmasta hedelmällisimmät prosessit, sekä pystytään tekemään arvioita organisaation laajemmasta automatisaatiopotentiaalista. Laadukas prosessikartoitus ei tue pelkästään RPA-hankkeita, vaan tarjoaa hyvän lähtöpisteen tehokkaimman kehitysmallin löytymiselle (järjestelmähankkeet, tekoälyratkaisut, prosessien optimointi, päällekkäisyyksien poistaminen jne.)
Käytännön seurauksia epävalideista RPA-kehityskohteista:
- projektille asetettu budjetti ylitetään ja aikataulu venyy
- Ohjelmistorobotin työtehtävien määrittely on työlästä ja määrittelyä saatetaan muuttaa useita kertoja kehitysprojektin aikana
- Henkilökunnan ja johdon innostus ohjelmistorobotiikkaa kohtaan laantuu
- Ohjelmistorobotteja on koulutettu työskentelemään järjestelmissä, jotka ovat jatkuvan muutoksen alla, tai jopa poistuvat käytöstä nopealla aikataululla
Osaavan yhteistyökumppanin käsissä RPA-hanke ohjataan kohti sopivan kokoisia kehityskohteita tarjoamalla apua ohjatun prosessikartoituksen, prosessien analysoinnin ja business case -laskelmien muodossa.
Syy 3: Sisäinen viestintä on vajavaista
Uusi teknologia voi monesti aiheuttaa henkilöstössä epävarmuutta ja joskus pelkoakin. Näin voi helposti käydä etenkin ohjelmistorobotiikan kohdalla, sillä robotti ottaa hoitaakseen sellaisia työtehtäviä, jotka ovat aiemmin kuuluneet henkilöstön vastuulle. RPA-hanke voi kohdata kovaa henkilöstön vastustusta, kun huolia herää mm. omaan työnkuvaan liittyen.
Onkin ehdottoman tärkeää, että yrityksen johto viestii selkeästi koko organisaatiolle syyt ja tavoitteet automatisaatiohankkeiden takana. Kokemuksemme mukaan suurin osa organisaatioista, jotka tavoittelevat automatisaatioasteen nostamista, tavoittelevat tehokkuuden lisäksi myös henkilöstö- ja asiakastyytyväisyyden kasvua.
Sisäinen viestintä nousee erittäin tärkeään rooliin myös robottien käyttöönoton yhteydessä. Tiedon, ymmärryksen ja läpinäkyvyyden lisääminen ovat avainasemassa siirryttäessä pilottihankkeista kohti ohjelmistorobotiikan skaalausvaihetta. Näin ollen laadukas viestintä onnistuneista RPA-implementoinneista sekä henkilöstön kokemuksista robotin kanssa työskentelystä on enemmän kuin paikallan.
Käytännön seurauksia viestinnän puutteesta:
- Epätietoisuus ohjelmistorobotin olemassaolosta ja tarkoituksesta
- Työntekijöiden epävarmuus omasta roolista organisaatiossa tulevaisuudessa
- Suora tai epäsuora muutosvastustus ohjelmistorobotiikka kohtaan
- Läpinäkyvyyden puute - liiketoiminnan prosesseja kehitetään siiloutuneesti ja päällekkäisyyksiä on paljon
Ohjelmistorobotiikan perusteet | RPA-tietoiskut
Potentiaalin tunnistaminen | Prosessityöpaja
Vertailu ja raportointi | Business case -laskelmat
Kehitysprojekti ja käyttöönotto | Robotin dokumentointi
Tuloksien seuranta | Työ- ja KPI-raportit
Skaalaus | Jatkuva potentiaalin tunnistaminen
Staria Oyj ja Sisua Digital Oy allekirjoittivat 1.5.2023 voimaan tulleen sopimuksen, jolla Sisua Digital osti Starian ohjelmistorobotiikkaliiketoiminnan.
Lue lisää tiedotteesta.
Juha Oja
Partner Ecosystem Manager
juha.oja@staria.com
+358 44 7609 419
