RPA on viime vuosina nostanut suosiotaan ja yhä useammat ihmiset ja organisaatiot ovat kiinnostuineita siitä. Aihe puhututtaa ja herättää paljon kysymyksiä. Kuten nimestä voikin päätellä, pyrimme tällä “RPA – usein kysytyt kysymykset” -blogillamme taklaamaan niitä kysymyksiä, joita useimmin keskusteluissa kohtaamme.

Kysymys 1: Mitä on RPA ja miten sitä hyödynnetään?

RPA on lyhenne englanninkielisestä termistä Robotic Process Automation, suomeksi RPA tunnetaan nimellä ohjelmistorobotiikka. Ohjelmistorobotiikka on teknologia, jolla automatisoidaan erityisesti tietotyössä esiintyviä rutiiniprosesseja ja -työtehtäviä. Tällöin ihmiset voivat keskittyä vaativampiin työtehtäviin, joissa vaaditaan ihmisen osaamista ja erityistaitoja.

Ohjelmistorobotiikkaa hyödynnetään mm. seuraavanlaisissa tehtävissä:

  • toistuvat manuaaliset tehtävät
  • prosessit, jotka suoritetaan samalla tavalla kerrasta toiseen
  • prosessit, joiden päätöksenteko perustuu tiedossa oleviin sääntöihin
  • tarkkuutta vaativat, virheherkät tehtävät
  • aikakriittiset ja nopeaa käsittelyä vaativat tehtävät.

Lue lisää blogistamme: Mitä on ohjelmistorobotiikka?

Kysymys 2: Miten selvitän organisaatiomme RPA-potentiaalin?

Organisaation automatisaatiopotentiaalin selvittäminen edellyttää huolellista tutustumista osastojen ja tiimien nykytilanteeseen. Aluksi on selvitettävä mihin tehtäviin työaika käytetään tällä hetkellä ja mitkä työvaiheet täyttävät potentiaalisen automatisointikohteen kriteerit.

Potentiaalisten prosessien tunnistaminen, prosessianalyysit, business case -laskelmat ja investointipäätöksien tekeminen ovat kokemuksemme mukaan asiakkaan näkökulmasta RPA-hankkeen haastavin ja työläin vaihe. Tarjoammekin asiakkaillemme jatkuvaa tukea organisaation RPA-hankkeiden johtamiseen ja RPA-potentiaalin selvittämiseen RPA kickstart -palvelun muodossa.

Oletteko tunnistaneet potentiaalisia automatisointikohteita?:

Varaa ilmainen robotiikan konsultointi >>>

Kysymys 3: Mitä vaiheita RPA-hankkeeseen liittyy?

Starialla RPA-hankkeeseen liittyy tyypillisesti 6 vaihetta:

Ohjelmistorobotiikan perusteet | RPA-tietoiskut

 Potentiaalin tunnistaminen | Prosessityöpaja

Vertailu ja raportointi | Business case -laskelmat

Kehitysprojekti ja käyttöönotto | Robotin dokumentointi

Tuloksien seuranta | Työ- ja KPI-raportit

Skaalaus | Jatkuva potentiaalin tunnistaminen

Lue tarkemmin vaiheista täältä: Ohjelmistorobotiikka

Kysymys 3: Mitä vaiheita RPA-hankkeeseen liittyy?

Starialla RPA-hankkeeseen liittyy tyypillisesti 6 vaihetta:

  • Ohjelmistorobotiikan perusteet
    RPA-tietoiskut
  • Potentiaalin tunnistaminen
    Prosessityöpaja
  • Vertailu ja raportointi
    Business case -laskelmat
  • Kehitysprojekti ja käyttöönotto
    Robotin dokumentointi
  • Tuloksien seuranta
    Työ- ja KPI-raportit
  • Skaalaus
    Jatkuva potentiaalin tunnistaminen

Lue tarkemmin vaiheista täältä: Ohjelmistorobotiikka

Kysymys 4: Mistä ulkoistetun RPA-hankkeen kustannukset muodostuvat?

Ohjelmistorobotiikan ulkoistamiseen liittyvät kustannukset jakautuvat kolmeen eri kategoriaan, joista maksettavaksi jää vain kaksi – joko kehitysprojekti + lisenssimaksut tai kehitysprojekti + RaaS-maksut. Tämä riippuu siitä haluaako yritys hyödyntää omia RPA-lisenssejä, vai ostetaanko ohjelmistorobotit ennemmin palveluna (Robot as a Service).

Kehitysprojekti: Ohjelmistorobotin kehitysprojektin ja käyttöönoton kustannukset ovat suoraan sidoksissa toteutuksen monimutkaisuuteen ja laajuuteen. Kehitysprojektin kustannus vaihtelee 2 500-15 000 euron välillä.

Robot as a service (RaaS): Robotin ostaminen palveluna on kasvattanut huomattavasti suosiotaan viime vuosina Suomessa ja syykin tähän on selvä: organisaatiot maksavat vain robottien tuomista hyödyistä, eivät lisensseistä ja palvelimista. Palvelurobotteja voi valjastaa organisaation käyttöön muutamalla sadalla eurolla kuukaudessa.

Lisenssimaksut: Yritykset, jotka suunnittelevat laajamittaisia investointeja ohjelmistorobotiikkaan ja odottavat myös vastineeksi suuria tuloksia, hankkivat lähes poikkeuksetta omat RPA-lisenssit. Tämä on erittäin suositeltavaa varsinkin organisaatioille, joiden tavoitteena on pystyä myös omatoimisesti kehittämään ja ylläpitämään RPA-toteutuksia. Teknisestä ratkaisusta riippuen lisenssikustannuksien osalta RPA-hankkeissa pääsee näyttävästi liikkeelle reilusti alle 5 000 euron vuosikustannuksilla.

Kysymys 5: Millaisia hyötyjä ja tuloksia ohjelmistorobotilta voidaan odottaa?

Ohjelmistorobotiikasta on monenlaisia hyötyjä, joista merkittävimpiä ovat työntekijöiden vapautunut aika ja työn laadun paraneminen. Nämä vaikuttavat puolestaan positiivisesti sekä asiakkaiden että henkilöstön tyytyväisyyteen.

Muita arvokkaita hyötyjä ovat mm.:

  • tuottavuuden ja kustannussäästöjen kasvu
  • inhimillisten virheiden väheneminen ja laadun paraneminen
  • vasteaikojen ja prosessien läpivientiaikojen nopeutuminen
  • työn läpinäkyvyyden ja mitattavuuden kasvu
  • mahdollisuus uusien työvaiheiden suorittamisen, joita ei olla aikaisemmin pystytty hoitamaan.

Videolla Vantaan Energian kehitys- ja analytiikkapäällikkö Stefan Forsström kertoo millaisia hyötyjä ohjelmistorobotiikka on heille tuonut:

Kysymys 6: Mikä on ulkoistetun RPA-hankkeen arvioitu takaisinmaksuaika?

Ohjelmistorobotin takaisinmaksuaika on yleensä verrattain lyhyt, kokemuksemme mukaan n. 3–12 kuukautta. Business case -laskelmissa robotin arvioituja kustannuksia verrataan robotin tuomiin hyötyihin, jotka on esitelty ylemmässä kappaleessa.

Kysymys 7: Kuinka paljon ohjelmistorobotiikkahankkeet sitovat organisaation resursseja?

Starian toteuttama RPA-projekti ei vaadi henkilökunnaltanne erityistä ohjelmistorobotiikan osaamista tai suurta ajallista työpanosta. Yrityksenne ohjelmistorobotiikkaprojekti edellyttää vain kolmen asiantuntijan työpanosta:

  • Prosessivastaava: Substanssiosaaminen automatisoitavasta prosessista. Osallistuu aktiivisesti robotin määrittelyyn, testaukseen ja käyttöönottoon.
  • IT-asiantuntija: Vastaa robotin työasemaan liittyvistä valmisteluista.
  • Projektipäällikkö: Vastaa ohjelmistorobotiikka­hankkeen koordinoinnista

Ajallisesti RPA-projekti vie organisaatioltasi vain yksittäisiä tunteja (IT-asiantuntija/projektipäällikkö) ja yksittäisiä päiviä (prosessivastaava) RPA-projektin alussa.

Kysymys 8: Miten nopeasti ohjelmistorobotti voidaan saada tuotantokäyttöön?

Ohjelmistorobotin kehitysprojektin kesto kalenteriajassa on 2–6 viikkoa. RPA-kehitysprojektin vaiheet voidaan jakaa karkeasti viiteen osaan:

  1. Suunnittelu ja määrittely
  2. Kehitys
  3. Pilotointi
  4. Käyttöönotto ja koulutukset
  5. Robotin ylläpito ja jatkokehitys

Lue lisää aiheesta: Ohjelmistorobotiikan käyttöönotto-opas

Jäikö vielä kysyttävää?

Toivomme, että blogimme “RPA – usein kysytyt kysymykset” oli sinulle hyödyksi. Jos tahdot tietää aiheesta syvällisemmin, ota yhteyttä ja kerro miten voimme auttaa juuri sinua ja organisaatiotasi. Voit myös tutustua aiheeseen omatoimisesti lisää lukemalla oppaamme Ohjelmistorobotiikan ostajan opas.

Ohjelmistorobotiikan ostajan opas

Oletko valmis ottamaan ensimmäiset askeleet manuaalisen työn vähentämiseen? Ota yhteyttä ja etsitään ratkaisut liiketoimintanne tarpeiden tukemiseksi.

Juha Oja

Juha Oja
RPA & AI Business Development Executive
juha.oja@staria.com
+358 44 7609 419

RPA - usein kysytyt kysymykset

Tutustu ohjelmistorobotiikan asiakastarinoihin