Vie automatisoitu kirjanpito uudelle tasolle

Yritykset ovat jo pitkään pyrkineet tehostamaan kirjanpitoaan. Liiketoimintajärjestelmien tekninen kehitys, tekoäly (Artificial Intelligence eli AI) ja ohjelmistorobotiikka (Robotic Process Automation eli RPA) luovat täysin uusia mahdollisuuksia kirjanpidon automatisointiin.

Kirjanpidon automatisointi säästää aikaa ja parantaa lisäksi laatua. Se vaikuttaa myös siihen, että ratkaisevan tärkeät talousraportit saadaan aiempaa nopeammin käyttöön.

Kirjanpito muuttuu jatkuvasti yhä monimutkaisemmaksi

Kansainvälisten kasvuyritysten kirjanpito muuttuu jatkuvasti yhä haastavammaksi. Syinä siihen ovat jatkuvasti yhä monimutkaisemmiksi muuttuvat paikalliset säännöt ja virheistä aiheutuvan liiketoimintariskin jatkuva suureneminen. Lisäksi koko ajan säädetään uusia sääntöjä, joita kansainvälisten yritysten on noudatettava kirjanpidossaan.

Kirjanpidon automatisointi vaatii enemmän kansainväliseltä kasvuyhtiöltä kuin ”tavalliselta” paikalliselta yritykseltä, jonka liiketoiminta on suhteellisen vakiintunutta. Automaation hyödyt ovat puolestaan suuremmat suurissa yrityksissä. Aikaa säästyy enemmän ja virheiden aiheuttama liiketoimintariski, jolle kansainvälinen liiketoiminta on yleisesti alttiina, pienenee.

Tässä blogikirjoituksessa kerrotaan modernien ratkaisujen eduista ja siitä, mitä täysin uuden tason saavuttaminen automatisoidussa kirjanpidossa edellyttää.

Mitä automatisoitu kirjanpito tarkoittaa?

Automatisoitu kirjanpito tarkoittaa periaatteessa sitä, että suuri osa manuaalisista tehtävistä poistetaan digitalisaation ja kirjanpidon automatisoinnin avulla. Tähän voidaan päästä eri osa-alueilla seuraavat mukaan lukien:

sähköisten laskujen vastaanotto
sähköisten laskujen lähetys
integraatio pankkien järjestelmiin automaattisia maksuja varten
erityyppisten laskujen automaattinen kirjaus koneoppimista hyödyntämällä
sähköiset kulukuitit
kuittien kirjaus suoraan sovelluksissa heti, kun työntekijä saa kuitin
arvonlisäverojen ja alv-ilmoitusten automatisoitu kirjaus
transaktioiden kirjaus reaaliajassa
työajanseurannan ja laskutuksen automatisointi ja kirjaus suoraan.

Varaa ilmainen talouspalveluiden konsultointi >>>

Mitä perustoimintoja automatisoidun kirjanpidon luominen edellyttää?

Jaksotetut tulot ja menot

Hyvän ratkaisun perustana on tulojen ja menojen automaattinen jaksotus. Järjestelmä on voitava määrittää tulojen tai menojen jaksottamista varten niiden tyypin mukaan vaihdellen. Jaksotustoiminnon on oltava joustava ja pystyttävä käsittelemään tarvittaessa monentyyppisiä tuloja ja menoja. Sääntöjen perusteella on lisäksi tärkeää voida tehdä ennusteita.

Eri valuutat kirjanpidossa

Eri valuuttojen käsitteleminen on haaste erityisesti kansainvälisille yrityksille. Ratkaisut on voitava määrittää niin, että eri lähteistä peräisin olevat valuuttapäivitykset voidaan käsitellä automaattisesti paikallisten vaatimusten mukaan vaihdellen. Puolassa vaaditaan muun muassa, että valuutat noudetaan Puolan valtionpankista. Yleisten toimijoiden standardi-integraatio ei tavallisesti ole riittävä. Päivitykset on voitava ohjelmoida.

Tulo- ja menovarausten uudelleenarvostus

Tilinpäätöksen laadinnan yhteydessä järjestelmän on voitava käsitellä tulo- ja menovarausten uudelleenarvostus joustavasti niin, että valuuttaerot otetaan huomioon.

Konsolidointi

Järjestelmän on tuettava eri valuuttoja käyttävien maiden yhdistelemistä alueina ja yritysryhminä.

Automatisoitu kirjanpito ilman ohjelmointia

Automatisointi on tärkeää voida toteuttaa ilman ohjelmointia. Ominaisuus on erittäin käyttökelpoinen – kun käyttäjät huolehtivat automatisoinnista itse, aikaa säästyy paljon. Erityyppisiä tietoja lisätään transaktioiden suorituksen yhteydessä käyttäjän määrittämien erityyppisten sääntöjen mukaan vaihdellen.

Tämäntyyppiset vaatimukset ovat uuden modernin liiketoimintajärjestelmän perusmäärityksiä yrityksissä, joilla on kansainvälisiä kasvutavoitteita. Jos järjestelmä tukee tämän tyyppisiä toimintoja, siitä on suuri hyöty liiketoiminnalle:

Aikaa säästyy, kun eri työtehtäviin kuluu entistä vähemmän aikaa.
Kirjanpidon laatu paranee.
Tilinpäätöksen teko nopeutuu.
Raportointi paranee, kun raportit voidaan luoda entistä nopeammin entistä virheettömämpien tietojen perusteella.

NetSuite ERP on erityisesti kansainvälisiä kasvuyrityksiä varten suunniteltu toiminnanohjausjärjestelmä. Voit lukea lisätietoja järjestelmästä maksuttomasta oppaastamme "Taloushallinnolla kansainvälistä kasvua", lukea asiakkaidemme kokemuksista ratkaisusta Asiakastarinat-sivuillamme tai varata maksuttoman NetSuite-demon.

Tutustu myös näihin maksuttomiin asiantuntijaoppaisiimme: