Yrityksen perustaminen ulkomaille – 3 askelta menestykseen

Yrityksen perustaminen ulkomaille saattaa ajatuksena syntyä monesta eri syystä ja siihen vaikuttaa mm. se, mikä on yrityksen toimiala, koko tai elinkaaren vaihe. Tavallisimpia syitä ulkomaille laajentumiseen kuitenkin lienee esim. kasvun hakeminen, tuotanto- ja kuljetuskustannuksissa säästäminen, verosuunnittelu, pyrkimys saavuttaa tietty kohderyhmä/-markkina tai se, että liiketoiminta vaatii jatkuvaa fyysistä paikalla oloa.

Jo ennen kansainvälistymispäätöstä on hyvä selvittää kohdealueen markkina- ja kilpailutilanne esim. kilpailija-analyysin avulla. Myös oman liiketoiminnan erityispiirteet ja -vaateet on otettava huomioon. Kattavan kokonaiskuvan saamiseksi paikallisen lainsäädännön tunteminen tulee olla vahvaa, erityisesti verolainsäädännön osalta.

Kun yritys on selvittänyt uuden markkinan kilpailutilanteen ja oman tuotteen tai palvelun menestymismahdollisuudet, siirrytään seuraavaksi käytännön asioihin. Tässä blogissa pohditaan kansainvälistyvän yrityksen perustamiseen liittyviä asioita erityisesti taloushallinnon näkökulmasta.

Askel 1: Yrityksen perustaminen ulkomaille

Ensimmäinen vaihe on luonnollisesti itse yrityksen perustaminen uuteen kohdemaahan. Tämän vaiheen huolellinen toteuttaminen on tärkeää, sillä se toimii perustana koko yksikön liiketoiminnalle. Huolehdittavia asioita on paljon, joten olemme laatineet oheisen listan muistamisen tueksi.

Huolehdi ainakin seuraavista:

• Yritysmuodon vaihtoehdot ja niihin liittyvät eroavaisuudet
  • Yrityksen perustamiskustannukset
  • Pankkitilien avaaminen
• Yrityksen alv-rekisteröinti kohdemaassa
• Yrityksen vastuuhenkilöiden allekirjoitusoikeudet, sähköiset allekirjoitukset ja valtakirjat
• Sähköinen viranomaisraportointi
• Päätökset liittyen:
  • Toimitilojen hankkiminen
  • Työvälineiden ja muiden tarvikkeiden hankkiminen (paikallisesti vai keskitetysti)
• Henkilöstön rekrytointi:
  •  Osaaminen, osaamistarve, vaatimukset henkilöstölle
  • Päätös rekrytoidaanko omia työntekijöitä vai alihankkijoita
  • Työsopimukset ja siihen liittyvät maakohtaiset velvoitteet (irtisanomisaika, sopimuspohjat, palkanmaksupäivä jne)
  • Vakuutukset
  • Maakohtaiset palkkatasot ja palkanmaksuun liittyvät vaatimukset
  • Luontaisedut ja muut työnantajan tarjoamat edut
  •  Kulttuuri- ja kielierot
  • Työajat (huomioiden mm. aikaero)

Haastattelimme kymmentä jo kansainvälistyneen kasvuyrityksen talouspäättäjää saadaksemme selkeän koosteen heidän kohtaamistaan kansainvälisen kasvun haasteista. Raportilla tuomme esiin myös heidän vinkkejään ja eri lähestymistapoja näiden haasteiden voittamiseksi.

Lue lisää: Raportti - Mitkä ovat kansainvälisen kasvun suurimmat haasteet ja ratkaisut?

Askel 2: Talous- ja palkkapalveluiden hoitaminen

Kun ensimmäinen askel on otettu ja yrityksen perustaminen hoidettu, seuraavaksi on hyvä miettiä, miten uuden ulkomaan yksikön talous- ja palkkapalvelut hoidetaan. On tärkeää kartoittaa, kuinka paljon yrityksellä on omia resursseja hoitaa taloushallinto itse - kannattaako tehtävät ulkoistaa kokonaan vai osittain kumppanille?

Talouspalveluihin liittyviä toimia ovat mm.:

• Maksuliikenne ja pankkiyhteydet
  • Käyttöoikeudet ja varahenkilöt
  • Maksupohjat
  • Valuuttatilit
  • Konsernitilit ja konsernin sisäiset siirrot
  • Limiitit ja sisäiset lainat
• Kirjanpito
  • Kirjanpitojärjestelmien lainmukaisuudesta huolehtiminen
  • Alv-koodit ja -raportointi
  • Myyntilaskupohjat maakohtaiset vaatimukset huomioiden
  • Osto- ja kululaskujen käsittely ja alv-vähennyskelpoisuus
  • Yhdenmukaiset kirjanpidon ja tilinpäätösten laatimisperiaatteet
• Viranomaisraportointivelvoitteet
  • Mm. EU-myyntien raportointi ja tilastoraportointi
  • Veroraportointi, mm. ALV, CIT, veroilmoitukset ja verojen maksaminen (tax compliance)
• Henkilöstö- ja palkkahallinto
  • Työnantajayrityksen velvollisuudet ja työnantajamaksut
  • Henkilösivukulut
  • Henkilöstöedut
  • Vakuutukset
  • Matka- ja kululaskujen käsittely paikallisten vaatimusten mukaan
• Tilintarkastus
• Siirtohinnoittelusopimukset
• Talousraportointi
• Konserni- ja yhtiökohtaiset ohjeistukset (company policy)

Talous- ja palkkahallinnossa paikallisen lainsäädännön tunteminen on ensisijaisen tärkeää. Mitä useampiin maihin yritys laajenee, sitä hankalammaksi eri maiden paikallisten vaatimusten hallitseminen käy. Starian kansainväliset talouspalvelut on saatavilla jo yli 35 eri maassa. Keskitetyllä konseptillamme varmistamme, että sinun ei tarvitse huolehtia eri maiden talous- ja palkkahallinnon lakikiemuroista tai useiden eri kumppaneiden kanssa koordinoinnista.

Askel 3: Järjestelmävalinnat

Järjestelmävalinnassa on hyvä ottaa huomioon yrityksen laajentumis- ja kansainvälistymissuunnitelmat. Kansainvälisesti skaalautuva järjestelmä ei rajoita yrityksen kasvua. Järjestelmän valintaa tehtäessä katse kannattaa suunnata noin 3-5 vuoden päähän, jotta se palvelee varmasti myös tulevaisuuden tarpeita.

Lue lisää: Miten hankkia moderni ERP-järjestelmä onnistuneesti?

Järjestelmävalintojen osalta on hyvä huomioida mm. seuraavat asiat:

• Liiketoiminnan tarpeet
• Koko järjestelmäinfrastruktuuri
• Integraatiot
• Master datan lähde ja sijainti
• Prosessien automatisointi ja yksinkertaistaminen
• Talousprosessien Best practices -käytännöt

Staria tarjoaa tukea ja auttaa määrittelemään yllä mainitut toimet.

Kansainväliset talouspalvelumme toteutetaan NetSuite liiketoiminta-alustalla, joka mahdollistaa läpinäkyvän konserniraportoinnin tytäryhtiöittäin, monivaluuttakäsittelyn, automatisoidut konsernieliminoinnit ja oikeamuotoisen sähköisen raportoinnin viranomaisille ja tilintarkastajille.