Aurajoki - BI:stä potkua liiketoiminnan läpinäkyvyyteen

Vuonna 1967 perustettu Aurajoki on metalliteollisuuden pinnoitusratkaisuihin, teollisiin palveluihin ja teräsrakentamiseen erikoistunut yritys. Sen liikevaihto on noin 28 miljoonaa euroa ja henkilöstömäärä 170. Aurajoki-konsernin tehtaat sijaitsevat Aurassa, Lievestuoreella, Mikkelissä, Pirkkalassa, Saarijärvellä ja Turussa sekä Daugmalessa Latviassa.

Aurajoki-konserni ja Visionbay Solutions aloittivat yhteistyön Business Intelligence -palvelun käyttöönotosta loppusyksyllä 2020. Huubian käyttöönotto raportoinnissa toteutui muutamassa kuukaudessa, ja alkuvuonna 2022 myös konsernin projektiennustaminen keskitettiin Huubiaan.

Aurajoelle BI-palvelun käyttö mahdollistaa dataan perustuvan liiketoiminnan päätöksenteon ja johtamisen sekä niihin liittyvän prosessikehityksen koko konsernissa. Ratkaisun keskiössä on Visionbayn Huubia, joka luo tietopohjan konsernin toiminnan tehostamiselle ja kannattavalle kasvulle. Raportointiin otettiin mukaan myös tuotannon tunnuslukujen seuranta.

”Oman toiminnan ymmärtäminen on kasvanut organisaation jokaisella tasolla. Samoin tuloksen johtaminen, kun budjetin rinnalla kulkee ennuste”, konsernin CFO Katja Ahti toteaa.

Raportointi Huubialla avaa luvut ja antaa aidon ymmärryksen

Aloittaessaan yrityksen talous- ja hallintojohtajana elokuussa 2020 Katja Ahti sai johdolta toiveen kehittää konsernin raportointia. Excel-pohjainen raportointi vei paljon aikaa ja liiketoiminta näki tulokset turhan pitkällä viiveellä. Myös läpinäkyvyys liiketoiminnan lukuihin oli haaste.

”Esimerkiksi muuttuvat kulut ovat meillä iso kuluerä, mutta Excel-raportin luvusta ei päässyt porautumaan syvemmälle siihen, mistä kaikesta se koostuu. Miten siis johtaa tulosta, jos ei näe, mistä mikäkin luku tulee. Huubiassa pääsemme tili- ja tositetasolle, eikä kenenkään tarvitse kysellä meiltä talousyksiköstä näitä tietoja erikseen”, Katja Ahti kuvailee.

Hän toteaa Huubian nopeuttaneen ja selkeyttäneen raportointia merkittävästi.

”Aiemmin raportit olivat käytettävissä vasta seuraavan kuun puolivälissä. Mitä nopeammin tieto on käytettävissä, sitä arvokkaampaa se on, koska on aikaa reagoida. Myös meiltä talousosastolla säästyy nyt 2–3 työpäivää, kun emme siirrä lukuja enää Exceleihin, vaan voimme käyttää tuon ajan tulosten aitoon analysointiin.”

Pienin askelin liikkeelle - isolla vaikutuksella

Aurajoki aloitti BI-prosessin puhtaalta pöydältä. Yhteistyökumppanin kartoituksessa vastaan tuli monia vaihtoehtoja. Keskustelut Visionbayn kanssa sujuivat alusta asti luontevasti.

”Huomasimme heillä olevan paitsi vahva osaaminen BI:stä, myös syvällinen näkemys yrityksen raportoinnin tietotarpeista. Käyttöönottoprojektissa saimme loistavaa sparrausta esimerkiksi konsernirakenteemme rakentamiseen Huubiaan. Oli helppo keskustella, kun kumppani tajuaa heti, mistä puhutaan, miksi jotain tehdään ja mitä halutaan.”

Heti oli myös selvää, että perusraportoinnin lisäksi tulee muitakin tarpeita. Katja Ahti antaakin vinkin, ettei BI-hanketta tarvitse miettiä heti loppuun. Liikkeelle kannattaa lähteä siitä tarpeesta, johon ensin yritetään vastata. Pieninä palasina hyödyt ovat paremmin mitattavissa ja käyttöönoton myötä huomataan, mitä muuta tarvitaan.

”Visionbayn palvelumalli toimii järkevästi, koska järjestelmän elementtejä täydennetään asiakkaan tarpeiden mukaan, eikä projekti kasva liian suureksi ja vaikeasti hallittavaksi. Koska meillä ei ollut kokemusta talouden BI-järjestelmistä aiemmin, emme olisi heti osanneet edes miettiä kaikkea tarvittavaa tai sitä, mitä voimme saada. Nyt ratkaisu kehittyy juuri meidän näköiseksemme.”

Siihen kannattaa kuitenkin varautua, että vaikka projektin saa vietyä läpi hyvinkin nopeasti, on organisaatiolla itsellään paljon työtä tehtävänään.

“Meillä oli tehty asioita tietyllä tavalla hyvin pitkään. Vanhojen tapojen muuttaminen ei ollut ihan yksinkertaista ja esimerkiksi tiliryhmittelymme eivät olleet täysin loogisia. Se oli työ, joka tuli yllätyksenä, mutta jossain vaiheessa meidän olisi se pitänyt järkeistää joka tapauksessa. BI-hanke pakotti meitä hyvällä tavalla tarkastelemaan omaa toimintamalliamme”, Ahti huomioi.

Matkan varrella Aurajoen Huubiaan on tehty laajennuksia, kuten energiaseurannan tuominen palveluun.

”Olemme energiaintensiivinen toimiala. Meille on tärkeää tietää, millaisia kustannuksia se tuo. Huubiasta löytyvä data auttaa myös arvioimaan energiankulutusta ja siihen liittyviä kustannuksia – myös ympäristönäkökulmaa ajatellen.”

Projektit haltuun ennakoimalla

Aurajoen liiketoiminta-alueista vain teräsrakenneliiketoiminta toteutetaan täysin projekteina. Sen parempaan hallintaan löytyi Visionbayltä erityinen ratkaisu.

”Tähänkin asti raportit ovat olleet saatavilla, mutta ne ovat olleet massiivisia listoja ja jopa 50-sivuisia. Niistä puuttui myös budjettiseuranta. Projektiraporteilta näemme reaaliaikaisesti, mitä kuluja ja laskutusta projekteille on. Järjestelmästä saadaan ryhmittäin kulut sekä nähdään kaikki suhteessa projektin budjettiin. Tämän ansiosta saamme Huubiasta tulos- ja kassavirtaennusteen projekteittain, joista näemme, mihin projekti on menossa.”

Teräsrakenneliiketoiminnalla on käytössä myös kuukausiennuste, joka perustuu siihen, että projektipäällikkö kirjaa kuukausittain laskutus- ja kustannusennusteet Huubiaan.

”Huubia tarjoaa nyt työkalun projekti- ja asiakkuuspäälliköille, mikä helpottaa heidän työtään projektinjohtamisessa,” Ahti toteaa.

Huubiasta tukea strategisiin tavoitteisiin

Aurajoki-konsernissa on oltu tyytyväisiä Huubian käytettävyyteen, nopeuteen ja läpinäkyvyyteen. Huubiaa käyttää parikymmentä ihmistä. Heitä ovat tulosvastuullisina henkilöinä muun muassa tehtaiden tuotantopäälliköt, liiketoimintajohtajat sekä myyntipäälliköt. Lisäksi Huubiaa käyttävät laskuttajat ja palkanlaskija. Johtoryhmällä on pääsy kaikkeen tietoon.

”Palvelun käyttö on osaltaan vienyt meitä eteenpäin myös Vastuullinen kumppani -strategiassamme, kun tieto on helposti kaikkien saatavilla reaaliajassa ja tiedämme tarkkaan, mistä luvut koostuvat. Näin pystymme tarjoamaan myös yhteistyökumppaneillemme entistä parempaa palvelua”, Ahti toteaa.

”Näemme, että Huubialla on merkittävä rooli konsernimme raportoinnissa ja strategisten tavoitteiden saavuttamisessa.”

Staria Oyj osti Visionbay Solutions Oy:n 30.9.2022, lue lisää tiedotteesta.