Project Description

Newsec-postitalo

Newsec – Ohjelmistorobotiikalla tehokkuutta ja henkilöstötyytyväisyyttä

Newsec on Pohjois-Euroopan johtava kiinteistöalan asiantuntijapalveluita tarjoava yritys. Yritys tarjoaa täyden palvelun ratkaisut kiinteistöalalla niin sijoittajille ja omistajille kuin toimitilojen ja asuntojen vuokralaisillekin. Yritys palvelee muun muassa kiinteistöjen myynti- ja ostoneuvonannoissa, arvioinneissa ja analyyseissa, toimitilavälityksessä sekä kiinteistö- ja toimitilajohtamisessa.

Suomessa Newsecillä työskentelee noin 500 kiinteistöalan ammattilaista, ja toimipisteet sijaitsevat pääkaupunkiseudun lisäksi 11 kaupungissa. Newsec on perustettu Ruotsissa 1994. Suomessa Newsecin historia alkoi vuonna 1989 Tallberg Toimitilajohto Oy:nä, jonka Newsec osti vuonna 2005. Nykyään yritys toimii seitsemällä eri markkina-alueella ja työntekijöitä on yli 1 800.

Ohjelmistorobotiikka parantaa henkilöstötyytyväisyyttä

Kehittämispäällikkö Lauri Pulkka kuvailee, miksi Newsec päätti aloittaa ohjelmistorobotiikkaprojektin.

”Kasvu, järjestelmäuudistukset ja kilpailutilanne ovat tärkeitä syitä tehostaa toimintaa. Newsec haluaa toimia alansa edelläkävijänä, joten robotiikka sopii hyvin tähän kuvaa. Tärkein syy RPA-projektin aloittamiseen oli kuitenkin henkilöstötyytyväisyys. Haluttiin vapauttaa asiantuntijoiden aikaa rutiinitöistä merkityksellisempiin tehtäviin.”

Ensimmäiseksi prosessiksi valittiin tarpeeksi kunnianhimoinen prosessi, koska RPA:n hyötyjen haluttiin korostuvan. Ruttuseksi nimetty robotti hoitaa saunavuoro- ja autopaikkavarausten laskuttamisen kopioimalla tiedon sähköisestä huoltokirjasta laskutusjärjestelmään. Laskutettavia varauksia on noin 10 000 per vuosi ja työ onnistuu nopeimmillaankin kokeneelta tekijältä 3 minuutissa. Ohjelmistorobotiikkaprojekti aloitettiin marraskuussa 2018 ja projekti valmistui tammikuussa 2019. Kevään aikana on tehty pieniä muutoksia, jotta robotin tekemän työn kattavuus saataisiin mahdollisimman korkeaksi.

Uusi robottikollega otettiin vastaan riemunkiljahdusten saattelemana

“Valitsimme Starian RPA-kumppaniksi referenssien ja palvelutarjonnan perusteella. Halusimme myös omistaa robotit ja kehittää ohjelmistorobotiikkaosaamista sisäisesti, tämä kaikki onnistui Starian kanssa. Valitsimme UiPathin teknologiaksi, koska se sai parhaat arviot lähes kaikissa vertailuissa. Lopputulos oli todella rohkaiseva ja teknologia oli jopa parempi kuin odotettiin. Koska meillä ei ollut aiempaa RPA-kokemusta, meille oli tärkeää, että saimme aloittaa pienestä ja pilotoida teknologiaa ennen siihen sitoutumista,” Pulkka selittää.

”Valtava laskutusmäärä ei ollut kenenkään lempitehtävä, joten ensimmäisen robotin vastaanotto oli riemunkiljahdusten saattelemana todella hyvä”, Pulkka kertoo tyytyväisenä.

Pulkka suosittelee lämpimästi kokeilemaan ohjelmistorobotiikkaa. Robotiikka opettaa paljon uutta prosesseista, koska henkilöt eivät aina tiedä poikkeustapauksista, jotka tulevat esille robotin kanssa työskennellessä. ”Teknologia oli parempaa, mutta yrityksen prosessit kompleksisemmat kuin kuvittelin”, naurahtaa Pulkka.

UiPath tarjoaa laajasti ilmaisia RPA-materiaaleja ja kouluttamismahdollisuuksia. Robotiikkaprojekteissa olisi hyvä varata riittävästi aikaa oppimiseen ja henkilöstön sitouttamiseen. Yrityksen tulisi myös ennakoida järjestelmämuutokset, jotka vaikuttavat robotin työhön.

Uusia ohjelmistorobotiikkaprojekteja myös tulevaisuudessa

Yhteistyö on orgaanisesti kasvanut ensimmäisestä pilottisopimuksesta kumppanuussopimukseen, joka sisältää pohjoismaisen yhteistyön ja pohdinnan siitä, toteutetaanko vastaavia prosesseja muissa maissa.

Vuodelle 2020 suunnitelmat ovat paljon suurempia ja Newsec jatkaa yhteistyötä Starian kanssa. Kumppanuussopimuksella varmistetaan, että Newsec voi nauttia kaikista Staria RPA -osaamisen ja konsultointipalveluiden eduista. Niihin sisältyvät myös RPA-kehittäjien ja -projektijohtajien koulutukset sekä johtoryhmän liiketoimintakonsultointi.

”Uusia robotiikkaprojekteja on jo suunnitteilla. Tavoitteena on, että seuraavilla roboteilla vapautetaan vielä useamman kiinteistöalan ammattilaisen työaikaa asiantuntemusta vaativiin tehtäviin. Olemme vaikuttuneita siitä, miten Starian asiantuntijat osaavat helposti kommunikoida meidän prosessiomistajien kanssa, jotka ovat kiinteistöalan ammattilaisia, mutta eivät välttämättä ole digitalisoinnin ja ohjelmistorobotiikan osaajia”, Pulkka kertoo innostuneena.

Pulkka kehuu yhteistyötä Starian kanssa: ”Yhteistyö on toiminut erittäin hyvin, arvostan erityisesti molemminpuolista rehellisyyttä. Ohjelmistorobotiikan hyödyt ovat tulleet meille todella päivänselviksi. Henkilöt ovat tyytyväisiä päästessään eroon manuaalisista tehtävistä antaessaan ne virtuaalisille assistenteille. Olemme olleet todella tyytyväisiä yhteistyöhön.”

Katso lisätietoja videolta:

VARAA ILMAINEN ROBOTIIKAN KONSULTOINTI >>>
Newsec-logo

Perustettu 
1994, Ruotsi

Toimiala 
Kiinteistöala

Työntekijöitä
1800 (Suomessa 500)

Palveluratkaisu:
Ohjelmistorobotiikka

Kotisivut
www.newsec.fi

Lue lisää ohjelmistorobotiikan asiakastarinoita

Haluatko keskustella lisää?

Matias Tiala


Matias Tiala
Director RPA & AI

matias.tiala@staria.com
+358 40 749 6176

Juha Oja


Juha Oja
RPA & AI Solution Architect

juha.oja@staria.com
+358 44 760 9419