4 NetSuite ERP-implementeringsstrategier og hvilke du skal velge

Å implementere et Enterprise Resource Planning (ERP)-system som NetSuite er et enormt prosjekt som vil endre hvordan ting gjøres i organisasjonen. Ved å velge implementeringsstrategien som passer best for organisasjonen din, øker du sjansene for en jevn og vellykket implementering.

Å bestemme hvilken tilnærming som passer best for bedriften din inkluderer å vurdere en rekke variabler. Hos Staria gir vi ofte råd til kunden basert på deres prosesser, land og erfaringen vår med å finne den best egnede tilnærmingen. I denne prosessen er det viktig å ta hensyn til både kompleksitet og ikke-kompleksitet, samt kundens fokus – er det viktig å endre systemer raskt? Er budsjett en nøkkelfaktor? Er automatisering fra dag én i fokus? Osv.

Fortsett å lese for en oversikt over de ulike fasene av ERP-implementeringsprosjektet etterfulgt av 4 viktige implementeringsstrategier og hvordan du velger riktig strategi for din organisasjon.

Hva er en del av et ERP-implementeringsprosjekt?

Et ERP-implementeringsprosjekt består av seks faser:

• Oppdagelse og planlegging, der et prosjektteam utnevnes og får i oppgave å identifisere behovene og kravene til ulike forretningsgrupper, undersøke ulike ERP-systemer og leverandører og velge den som passer best, og legge en solid ERP-implementeringsplan.
• Design, der prosjektteamet analyserer organisasjonens nåværende arbeidsflyter og bruker denne analysen som grunnlag for å designe nye og mer effektive arbeidsflyter. Design er også fasen hvor eventuelle tilpasninger av ERP-programvaren for å passe bedre til organisasjonen bestemmes.
• Utvikling, der prosjektteamet samarbeider med implementeringspartneren for å konfigurere og tilpasse ERP-programvaren for å aktivere de nye arbeidsflytene. Prosjektgruppen lager også opplæringsmateriell og starter dataoverføringen fra gammelt til nytt system.
• Testing, der ansatte prøver å bruke det nye systemet til sine daglige arbeidsaktiviteter for å avdekke eventuelle problemer før de går live. I denne fasen bør de overførte dataene også testes og valideres for å sikre at de er overført korrekt.
• Gå live, der systemet endelig går live. Her er implementeringspartneren og prosjektteamet forberedt på og i beredskap for å håndtere potensielle problemstillinger, både systemmessig og på grunn av at ansatte ikke er kjent med det nye systemet.
• Støtte, der prosjektteamet er tilgjengelig for støtte ved behov og regelmessig overvåker systemet for å fikse problemer som oppstår, og for å utvikle systemet for å støtte nye behov i organisasjonen. Prosjektgruppen samler også inn tilbakemeldinger for fremtidige forbedringer av systemet.

4 ERP-implementeringsstrategier

En organisasjon kan nærme seg ERP-implementeringsprosjektet på en rekke forskjellige måter. 4 vanlige måter er:

1. The big bang – overgang av alle brukere i ett enkelt trinn

Med denne strategien fullfører organisasjonen all systemkonfigurasjon, testing og opplæring før startdatoen og flytter alle til det nye systemet samtidig. Det er ingen overgangsfase hvor gamle systemer kjører parallelt med det nye ERP-systemet. Fordelen med denne strategien er at fordelene med ERP-systemet, som økt produktivitet, kan nås raskt. Det er imidlertid avgjørende å få ting gjort riktig, da de gamle systemene vil være ute av bruk og utilgjengelige. Et midlertidig fall i produktiviteten kan også forekomme etter hvert som alle blir vant til det nye systemet.

2. Bruk en trinnvis tilnærming

Med denne strategien tas systemet i bruk over en lengre periode, som for eksempel et antall uker eller måneder. Den trinnvise tilnærmingen har mindre risiko enn ettrinnsstrategien. Det gjør det også mulig for organisasjonen å lære av og ta opp problemer som dukker opp tidlig, slik at de ikke påvirker deler av prosessen senere. Men fordi det tar lengre tid, oppnås ikke fordelene med det nye systemet like raskt, og det vil være kostnader ved å ha det gamle og det nye systemet i drift parallelt under implementeringstiden. Fasene i denne strategien kan være basert på funksjoner (for eksempel med utgangspunkt i kjernefunksjonene), forretningsenheter eller geografi.

3. Bruk parallelle systemer i en viss tid

Med denne strategien går organisasjonen live med det nye ERP-systemet, men holder det gamle systemet sitt i gang parallelt i en valgt tidsperiode, selv etter at implementeringen av det nye systemet er fullført. Denne strategien har minst risiko, siden organisasjonen kan gå tilbake til å bruke det gamle systemet hvis det er problemer med det nye. Denne tilnærmingen beskytter kritiske funksjoner, og gjør det også lettere for brukere å gradvis venne seg til det nye systemet. På minussiden er denne strategien dyr fordi organisasjonen kjører og betaler for to forskjellige systemer samtidig. Det skaper også rom for feil fordi data legges inn i begge systemene.

4. Bruke en hybridversjon

Med denne strategien kombinerer organisasjonen forskjellige ting fra to eller alle de tre tidligere strategiene. Et eksempel kan være å bruke ettrinnsstrategien for organisasjonens kjernefunksjoner og deretter bruke den trinnvise tilnærmingsstrategien for andre steder eller forretningsenheter.

Hvordan velger du riktig ERP-implementeringsstrategi for organisasjonen din?

Alle organisasjoner er forskjellige, og den samme implementeringsstrategien vil ikke fungere for alle. Når du velger ERP-implementeringsstrategi for organisasjonen din, sørg for at du evaluerer disse faktorene:

Størrelse: Ettrinnsstrategien kan være et godt alternativ for små og mellomstore organisasjoner. Dette er fordi en mindre organisasjon har færre steder og ansatte som skal gå over til det nye systemet, noe som gjør det enklere å administrere alt på en gang. For en stor organisasjon med mange ansatte, forretningsenheter og steder, kan en ettrinnsstrategi medføre for mye risiko. Det samme gjelder organisasjoner med komplekse strukturer. Her kan en faset tilnærming eller parallelle systemer passe bedre.

Risiko: For organisasjoner som er avhengige av at systemene deres fungerer perfekt non-stop og ikke kan ha noen feil under implementeringen uten at det har stor innvirkning på virksomheten, kan en ettrinnsstrategi være for stor risiko. Det er i stedet bedre å bruke parallelle systemer for alle avgjørende deler av organisasjonen og kanskje en trinnvis tilnærming for ikke-avgjørende deler.

ROI (avkastning på investering):  Ettrinnsstrategien er den raskeste måten å få tilgang til fordelene med det nye ERP-systemet på: når alle begynner å bruke det samme systemet forbedrer det produktiviteten, gir bedre innsikt og senker driftskostnadene, noe som fører til høyere avkastning. En faset tilnærming kan også passe godt, da organisasjonen kan gå live med det nye ERP-systemet først i forretningsfunksjonene som påvirker ROI raskere enn andre.

Kostnad: Å bruke to parallelle systemer i en viss tid eller gjennom noen måneders langt faseprosjekt kan være dyrt, både på grunn av kostnader knyttet direkte til å ha tilgang til systemene og fordi ansatte bruker dobbelt så lang tid på å legge inn informasjon på to separate steder. Organisasjoner som ønsker å unngå disse kostnadene kan velge ettrinnsstrategien. Men det er da avgjørende å få ting gjort riktig første gang, for å unngå kostnader på grunn av problemer senere.