Att implementera ett ERP-system som NetSuite är ett enormt projekt som kommer att förändra hur saker och ting görs inom organisationen. Att välja den strategi som passar organisationen bäst ökar chanserna för en smidig och lyckad ERP-implementering.

Att bestämma vilket tillvägagångssätt som passar företaget bäst inkluderar en övervägning av många olika variabler. På Staria ger vi ofta kunden råd baserat på deras processer, verksamhetsländer och vår erfarenhet för att hitta det bäst lämpade tillvägagångssättet. Under denna process är det viktigt att överväga vad som är kundens fokus – hur viktigt är det att systemet byts snabbt? Hur viktigt är det att hålla sig till en viss budget? Är det en prioritet att automatiseringen är igång genast från gå-live-datumet?

Nedan följer en kort lista på de olika faserna i en ERP-implementering, följt av 4 implementeringsstrategier och 4 faktorer att ta i beaktande när man väljer den bästa strategin för sin organisation.

Vad ingår i ett ERP-implementeringsprojekt?

Ett ERP-implementeringsprojekt består av 6 faser:

  • Utforskande och planering: Ett projektteam utses och får i uppgift att identifiera olika behov och krav hos olika grupper i organisationen, undersöka olika ERP-system och leverantörer och välja ett av dessa, samt sätta ihop en plan för implementeringsprojektet.
  • Design: Projektteamet analyserar organisationens nuvarande arbetsflöden och använder denna analys som bas för att designa nya och mer effektiva arbetsflöden. I denna fas bestäms också vilka anpassningar av ERP-programvaran som måste göras för att passa organisationen bättre.
  • Utveckling: Projekttemet samarbetar med implementeringspartnern för att konfigurera och anpassa ERP-programvaran för att möjliggöra de nya arbetsflödena. Projektteamet sammanställer även träningsmaterial och påbörjar dataöverföringen från det gamla systemet till det nya.
  • Testning: Anställda får prova på att använda systemet för att utföra sina dagliga arbetsuppgifter med syftet att upptäcka eventuella problem innan systemet går live. I den här fasen bör också den överförda datan testas och valideras för att säkerställa att den har överförts korrekt.
  • Gå live: Systemet går äntligen live. I den här fasen står implementeringspartnern och projektteamet redo att hantera potentiella problem som kan förekomma både tekniskt i systemet och i samband med att anställda är ovana med det nya systemet.
  • Stöd: Projektteamet är tillgängligt för stöd när detta behövs och övervakar regelbundet systemet för att fixa problem som uppstår och för att utveckla systemet så att det stödjer nya behov i organisationen. Projektteamet samlar också in feedback för att kunna förbättra systemet i framtiden.

4 implementeringsstrategier för ERP-system

En organisation kan välja att hantera en ERP-implementering på flera olika sätt. 4 vanliga strategier är:

1. ”Big bang” – flytta alla dina användare på en och samma gång

Organisationer som använder sig av denna strategin slutför all konfigurering, testning och träning innan systemet går live och flyttar över alla till det nya systemet på en och samma gång. Det finns ingen övergångsperiod där gamla system används parallellt med det nya ERP-systemet. Fördelen med den här strategin är att nyttan av ERP-systemet, såsom ökad produktivitet, kan fås snabbt. Med denna strategi är det dock oerhört viktigt att allt fungerar korrekt från början eftersom de gamla systemen vid det tillfället redan har tagits ur bruk och är otillgängliga. En tillfällig dipp i produktivitet kan också förekomma innan alla har vant sig vid att använda det nya systemet.

2. Använd ett antal faser

Med den här strategin tas det nya systemet i bruk över en viss tidsperiod, till exempel ett antal veckor eller månader. Det här tillvägagångssättet är mindre riskfyllt än att flytta över alla på en och samma gång. Det ger också organisationen möjligheten att lära sig av och åtgärda problem som uppkommer tidigt så att dessa inte påverkar de senare faserna av processen. Eftersom det tar längre tid att ta systemet i bruk kan organisationen dock inte dra nytta av fördelarna med det nya systemet lika snabbt. Det tillkommer även kostnader från att ha både det gamla och nya systemet i användning tills alla faser är slutförda. Faserna i den här strategin kan vara baserade på funktion, avdelningar eller geografi.

3. Använd parallella system under en tid

Organisationer som använder den här strategin går live med det nya ERP-systemet men behåller och använder samtidigt sina gamla system under en bestämd tidsperiod. Denna tidsperiod varar även efter att implementeringen av det nya systemet har slutförts. Den här strategin innebär minst risk eftersom organisationen kan gå tillbaka till och använda sina gamla system om det uppstår problem med det nya. Strategin skyddar kritiska funktioner och gör det lättare för användare att gradvis vänja sig vid det nya systemet. En nackdel med det här tillvägagångssättet är att det är dyrt – organisationen använder och betalar för två olika system samtidigt. Detta skapar även en risk för att fel kan uppstå eftersom information registreras i båda systemen.

4. Använd en hybridmodell

Den här strategin innebär att organisationen kombinerar olika saker från två eller alla av de tre ovannämnda strategierna. Ett exempel skulle vara att organisationen använder en ”big bang”-strategi för alla kärnfunktioner men strategin med olika faser för övriga kontor eller avdelningar.

Hur väljer du rätt implementeringsstrategi för din organisation?

Alla organisationer är olika och samma strategi kommer därför inte att passa allas ERP-implementering. Se till att du utvärderar följande faktorer när du väljer strategi för att implementera ett ERP-system i din organisation:

Storlek: ”Big bang”-strategin kan vara ett bra alternativ för små och mellanstora organisationer. Detta beror på att en mindre organisation har färre kontor och färre anställda som måste lära sig det nya systemet, vilket gör det lättare att hantera ett byte som sker på en och samma gång. För stora organisationer med många anställda, många avdelningar och många kontor kan en ”big bang”-strategi medföra för mycket risk. Detsamma gäller organisationer som har komplexa strukturer. I sådana fall kan en strategi med ett antal faser vara ett bättre alternativ.

Risk: För organisationer vars verksamhet är beroende av att deras system fungerar perfekt utan avbrott och inte kan kosta på sig ett par fel under implementeringen utan att detta påverkar företaget enormt kan en ”big-bang”-strategi vara för riskfyllt. Här skulle ett alternativ kunna vara att använda parallella system under en längre tidsperiod för alla kritiska funktioner och att använda faser för icke-kritiska funktioner.

Avkasning på investeringar (ROI): ”Big-bang”-strategin är det snabbaste sättet att dra nytta av fördelarna av det nya ERP-systemet – när alla börjar använda ett och samma system leder detta till ökad produktivtet, bättre insikter, och lägre verksamhetskostnader, vilka bridrar till en högre ROI. Tillvägagångssättet med faser kan också vara ett bra alternativ eftersom organisationen kan börja med att gå live med det nya ERP-systemet i funktioner som påverkar ROI snabbare än andra.

Kostnad: Att använda två parallella system under en viss tid eller under olika faser som tar flera månader kan vara dyrt, både p.g.a. kostnader direkt relaterade till de två systemen (t.ex. licenser) och p.g.a. att anställda använder dubbelt så mycket tid eftersom information måste registreras på två olika ställen. Organisationer som vill undvika sådana kostnader kan istället använda sig av ”big-bang”-strategin. Dock är det viktigt att allt blir rätt från början så att man kan undvika att det senare uppstår problem som ger upphov till kostnader.

Fortsatt läsning:

8 sätt att främja en lyckad NetSuite ERP-implementering på

DOWNLOAD PDF

Checklista: 14 tips för en framgångsrik ERP-implementering

Att implementera en ERP-lösning är ett betydande projekt och beslutet har ofta fattats av olika orsaker. Den här checklistan innehåller de viktigaste faktorerna för en framgångsrik ERP-implementering:

  • Vad bör beaktas i kartläggningsfasen?
  • Vad krävs för att offertfasen ska lyckas?
  • Vilka är de viktigaste sakerna att beakta under projektfasen?
  • Hur ska underhåll och vidareutveckling beaktas?
  • Hur säkerställa att systemet implementeras effektivt i organisationen?

Läs mer och ladda ner checklistan.

Vill du veta mer om ämnet? Kontakta oss så hjälper vi dig hitta rätt lösningar för din verksamhet.

Jimmy Lofstrom

Jimmy Löfström
International Growth Director
jimmy.lofstrom@staria.com
Tel: +46 73 376 5545

Jimmy Löfström