För att kunna växa snabbt måste företag kunna ta snabba och korrekta beslut. Ekonomisk planering och rapportering är därmed avgörande för att garantera rätt underlag, i rätt tid.
Ett tillväxtföretag har ofta en ganska goda förutsättningar för att kunna jobba med med budgetering och planering i början av företagets utveckling. Komplexiteten ökar dock snabbt när företaget växer, då fler erbjudanden tillkommer och med olika affärsmodeller på ett flertal marknader.
Effektiva grundförutsättningar
Ofta behöver ett tillväxtföretag hitta rätt finansiering snabbt, det för att balansera behovet av kapital i förhållanden till de kostnader och intäkter som behövs för att driva sin tillväxt. Att kunna planera och ha kontroll på behovet av kapital är avgörande för företagets överlevnad.
Att inte skapa effektiva grundförutsättningar kring data och processer för budgetering och planering tidigt i ett bolags utveckling leder till en ineffektiv och långsam process samt en otrygg verksamhet. Det är någonting som verkligen kan bromsa tillväxttakten.
Excel som budget- och planeringsverktyg
Ofta blir Excel och andra spreadsheet-verktyg lösningen. Det trots att många vet att detta är en långsiktigt ohållbart alternativ. Längre fram leder det till problem med korrekt data, versionskontroll eller felberäkningar.
En process baserat på spreadsheets blir också långsam. Innan en budget är klar kan förutsättningarna för ett snabbväxande bolag hunnit förändra sig så att budgeten inte längre är relevant.
Budgetering och planering baserat på spreadsheets kan leda till en mängd olika utmaningar såsom:
- Möjlighet att justera kostnader snabbt när intäkter förändras
- Svårt att ge en korrekt bild av verksamheten för anställda och ägare
- Svårt att våga fatta korrekta beslut eller att beslut fattas på fel grunder
Moderna budgeteringsverktyg bygger på ett centralt ekonomisystem
Nyckeln till framgång bygger på en konstant tillgång till korrekt data i realtid. Att kunna involvera stora delar av organisationen i arbetet med att skapa budgetering och planer är också viktigt. Förutom mer korrekt data från många källor skapar det också ett större förtroende för resultatet av budgeteringen om många har varit inblandade och bidragit i processen.
Att minimera manuell inmatning av data, automatiska avstämningar och bokföring krävs för att en effektiv process ska kunna skapas. Det är viktigt att det finns verktyg som klarar av att både skapa och driva processer för budgetering. De måste också klara av att hantera revidering samt godkännanden.
Det är viktigt att förstå kostnader, intäkter och lönsamhet från olika perspektiv som t.ex per:
- Produkt
- Marknad
- Varumärke
- Kunder
- Affärsområden
Att få med sig stora delar av organisationen i arbetet innebär också att ledningen på ett effektivare sätt kan skapa planer från botten och upp i stället för toppen och ner.
Att simulera budgetering
En viktig faktor är att det bör gå att simulera budgetering basera på olika scenarios. På det sättet kan man förstå hur man behöver agera om olika situationer uppstår. En stor fördel är om det också går att göra löpande prognoser per rullande 12 månader. Det gör att framtida prognoser bygger på den senaste månadens data.
Det leder i sin tur till att en moderna CFO får möjlighet att bli mer proaktiv än reaktiv.
Sammanfattning
Ett snabbväxande företag har ett stort behov av att kunna budgetera snabbare och på en mer löpande basis. Det får inte heller kräva för mycket resurser och många långt ut i alla delar av organisationen behöver vara inblandade.
Det handlar om att tänka på detta tidigt i ett företagsutveckling och skaffa sig moderna verktyg som kan ge stöd för moderna processer inom detta område.
