Förbättra verksamheten med en process för budgetering och planering

I slutet av året har ekonomiavdelningar vanligtvis väldigt mycket att göra, och den årliga budgeteringen och planeringen är ofta en av deras största utmaningar. En noggrann plan lägger en god grund för nästa års ekonomirapportering. Felaktigheter som följer med vid planering och budgetering beror ofta på processerna och verktygen.

Statiska processer och verktyg innebär risker

Många företag lägger alldeles för mycket tid och resurser på planering och budgetering. Det slutar ofta med att ekonomiavdelningen lägger mer tid på administrativa arbetsuppgifter kopplat till processer som insamling, konsolidering och summering av data och inte tillräckligt med tid på analys, strategiutveckling och att sätta mål. Verktyg såsom kalkylark och e-mail som ofta används lämnar för mycket utrymme för fel och är tidskrävande att uppdatera med relevant data. Det kan resultera i ett ojämnt och opålitligt resultat.

Det påverkar företagens ekonomiska planering på flera sätt:

• Onödig tid läggs på att samla in och uppdatera data från olika avdelningar och att validera antaganden.
• En flaskhals-effekt skapas där samarbetet mellan olika intressenter stannar upp.
• Långsam respons på marknadsförändringar och nya möjligheter.
• Minskad förmåga att snabbt fatta effektiva beslut.

Statiska processer och verktyg innebär risker

Många företag lägger alldeles för mycket tid och resurser på planering och budgetering. Det slutar ofta med att ekonomiavdelningen lägger mer tid på administrativa arbetsuppgifter kopplat till processer som insamling, konsolidering och summering av data och inte tillräckligt med tid på analys, strategiutveckling och att sätta mål. Verktyg såsom kalkylark och e-mail som ofta används lämnar för mycket utrymme för fel och är tidskrävande att uppdatera med relevant data. Det kan resultera i ett ojämnt och opålitligt resultat.

Det påverkar företagens ekonomiska planering på flera sätt:

• Onödig tid läggs på att samla in och uppdatera data från olika avdelningar och att validera antaganden.
• En flaskhals-effekt skapas där samarbetet mellan olika intressenter stannar upp.
• Långsam respons på marknadsförändringar och nya möjligheter.
• Minskad förmåga att snabbt fatta effektiva beslut.

Undvik problemen med dessa fyra taktiska tips

1. Sätt upp rullande prognoser och budgetar för att undvika risker

Företag kan undvika de risker det innebär att göra statiska antaganden om resultat månader i förväg med hjälp av rullande prognoser. Det gör det möjligt för företagens ekonomiavdelningar att regelbundet återkomma, se över samt uppdatera planer när behovet uppstår, baserat på ny information.
Mer specifikt så stödjer rullande prognoser kontinuerlig planering under ett bestämt antal perioder i förväg.

2. Anamma en “öppen dörrpolicy”

Den vanligaste antagandet när det kommer till budgetering är att siffrorna är rena gissningar, men så är inte fallet i verkligheten. Ekonomiavdelningen samlar ofta viktig information genom att bygga ömsesidig förståelse med andra avdelningar inom organisationen.

När företag anammar en “öppen dörrpolicy”, där ekonomiavdelningar arbetar nära avdelningschefer under hela budgetprocessen kommer de med säkerhet att få mer exakta uppgifter.

3. Förbered dig på allt

Ekonomiavdelningar kan omöjligtvis vara förberedda på alla olika typer av scenarios, varken positiva eller negativa. Däremot bör de ha en allmän uppfattning om vilka trender i branschen som kan orsaka förändringar under kommande kvartal eller månader framöver.

4. Lämna kalkylbladen i det förflutna

De statiska kalkylblad som teamen använder för budgetering och prognoser är inte riktigt byggda för det ändamålet.

Staria BI & Planning är en molnbaserad lösning för affärsintelligens och planering som underlättar för företag att hantera data.