Affärssystem som omfattar stöd för hela företagets verksamhet har funnits som fenomen i större skala sedan 90-talet då Gartner myntade begreppet ERP. Det är därför intressant att så många företag fortfarande har så stora utmaningar med att få affärssystem att fungera effektivt då bolaget ska expandera internationellt.
System för stora bolag har länge tagit hänsyn till lokala utmaningar när det gäller internationell ekonomiadminstration. Stora företag har lättare att anställa lokal personal som sköter den ekonomiska administrationen och har kunskap om lokala regler. Problemen har därmed varit överkomliga.
Med teknologins framfart och den globalisering vi står mitt i så är det inte längre endast de stora företagen som har ett behov att expandera sina verksamheter till nya marknader. Idag är det nästan lika vanligt att mindre och medelstora bolag har affärsmodeller som bygger på deras framtida förmåga att leverera tjänster/produkter på flera marknader. Kraven på hur ekonomi- och HR administration ska hanteras är densamma för små och stora företag. De legala kraven på hur ekonomisk rapportering och bokföring ska göras har dessutom både blivit tuffare och viktigare att följa.
Marknader går allt mer in i varandra, möjligheter dyker upp från en dag till en annan och det finns alltid någon som klurar på innovativa sätt för att tjäna ens kunder på ett bättre sätt än vad man själv gör. Är företag inte snabbfotade idag så ligger de konstant i riskzonen för att inte inte vara konkurrenskraftiga. Det ledningen för framgångsrika företag gör rätt är att kräva snabbare tillgång till pålitlig data. Det gör det omöjligt att förlita sig på rörliga processer bestående av många olika aktörer och flera olika system.
Vilka är utmaningarna med en internationell ekonomiadministration?
En vanlig situation är att man investerar i ett lokalt system när bolaget börjar växa till sig på den lokala marknaden. I Sverige finns en stor mängd bra lokala ekonomiadministrativa affärssystem. När bolaget sedan ska expandera utomlands kontaktas den egna revisorn. Om revisorn inte har egen personal i det landet så hjälper hen till genom att hitta en lokal redovisningsbyrå på plats. Dessa nyttjar då sina egna system. Ett annat alternativ är att köpa in ett eget lokalt system till det nystartade dotterbolaget och själv anlita en lokal redovisningsbyrå. Ett tredje alternativ är att helt enkelt förlita sig på att den egna personalen kan sköta ekonomin och bokföringen på deltid.
Kunskap om internationell ekonomiadministration är en bristvara
Ofta har den som är central ekonomichef inte kunskap om de lokala kraven och har därmed svårt att kvalitetssäkra det arbete som görs. Regler tenderar dessutom att förändras och utan den lokala kännedomen är det svårt att hålla sig uppdaterad. Dessa metoder leder i alla lägen till en situation som över tid skapar stora utmaningar.
För många ekonomichefer resulterar detta i svårigheter i form av:
- En lång och komplicerad bokslutsprocess
- Få tillgång till finansiell data i tid
- Skapa tillförlitliga rapporter snabbt som underlag för viktiga affärsbeslut
- Få betalt i tid och hantera olika betallösningar
- Likviditetsplanering
- Hantering av skatter
Det leder i sin tur till att det blir en tuff situation för VDn. Det innebär bland annat:
- Avsaknad av tillförlitlig rapportering som beslutsunderlag
- Likviditetsproblem
- Onödiga personliga eller företagsmässiga risker
- Höga kostnader för ekonomiadministration
Hur gör jag för att undvika problemen?
Det går att hantera denna situation men det krävs att man gör rätt från början. Det är en kombination av att välja ett skalbart system. Ett system som fungerar för det lilla företaget och som sedan kan utvecklas för att stötta det större internationella tillväxtföretaget. Det är inte system i sig som är framgångsfaktorn, det behöver även skapas en organisation som kan utveckla det och hantera det effektivt.
Vid en internationell expansion så blir lokal kompetens kring den ekonomiska administrationen en viktigt del.
Är du nyfiken på hur Staria kan göra skillnad för ditt företag? Prata med en av våra experter.
