Att kunna effektivisera sin bokföring är något som företag har eftersträvat länge. Den tekniska utvecklingen inom affärssystem, AI (Artificial Intelligence) och RPA (Robotic Process Automation) skapar helt nya möjligheter till en allt mer automatiserad bokföring.
Automatiserad bokföring handlar om att spara tid men även öka kvaliteten. Det ska också leda till att det går snabbare att ta fram kritiska ekonomiska rapporter.
Allt mer komplex bokföring
Bokföringen för internationella tillväxtföretag blir allt mer komplex. Det baserat på de allt mer komplexa lokala regler som införs och den ökande affärsrisk det innebär att göra fel. Det tillkommer också hela tiden nya regler som de internationella företagen behöver följa i sin bokföringsprocess.
Det är mer komplext att automatisera bokföring i ett internationellt tillväxtföretag än i ett mer “vanligt” lokalt företag med en relativt stabil verksamhet. Vinsterna med att skapa automation blir däremot större för ett större företag. Det eftersom mer tid kan sparas och risken att göra fel minskar den övergripande affärsrisken som en internationell verksamhet utsätts för.
I den här bloggposten belyser vi de möjligheter som moderna lösningar erbjuder och vad som krävs för att kunna uppnå en helt ny nivå av automatiserad bokföring.
Vad innebär en automatiserad bokföring?
Automatiserad bokföring innebär i princip att du skalar bort stora delar av det manuella arbetet genom att digitalisera och automatisera bokföringsprocessen. Detta kan göras inom ett antal olika områden så som:
- Ta emot elektroniska fakturor
- Skicka elektroniska fakturor
- Integration mot banker för automatiska betalningar
- Automatiskt bokföra olika typer av fakturor med hjälp av maskininlärning
- Elektroniska utläggskvitton
- Bokföring av kvitton via Appar direkt när en person får dessa
- Automatiserad bokföring av moms samt momsredovisning
- Bokföring görs när transaktionen skapas i realtid
- Automatisera tidsredovisning och fakturering där bokföring görs direkt.
Grundläggande funktioner för en automatiserad bokföring?
Periodiserade intäkter och kostnader
Grunden för en bra lösning är att man kan skapa automatisk periodisering av intäkter och kostnader. Systemet ska kunna sättas upp för att hantera detta beroende på typ av intäkt eller kostnad. Det är viktigt att funktionen för detta är flexibel och kan hantera många olika typer av behov. Det är också viktigt att det går att göra prognoser baserat på dessa regler.
Bokföring av olika valutor
En utmaning, framför allt för internationella företag är effektiv hantering av olika valutor. Det ska gå att sätta upp lösningar för att automatiskt hantera uppdatering av valutor från olika källor beroende på lokala krav. I Polen krävs bland annat att man hämtar valutor från Bank of Poland. Standardintegrationen från generella aktörer räcker normalt inte. Skript för hur uppdatering ska göras behöver kunna skapas.
Omvärdering av bokade intäkter och kostnader
Då ett bokslut görs behöver systemet kunna hantera att omvärdering av bokade intäkter och kostnader görs smidigt och ta hand om valutadifferenser.
Konsolidering
Systemet behöver stödja möjligheten att konsolidera länder med olika valutor som regioner och som koncern.
Automatiserad bokföring utan programmering
Det är också viktigt att det går att skapa automatisering utan att det krävs programmering. Detta är mycket användbart och kan skapa stora tidsvinster om användarna kan göra det själva. Olika typer av data läggs till då transaktioner genomförs beroende på olika typer av regler som användaren sätter upp.
Dessa typer av krav är grundläggande att ställa på ett nytt modernt affärssystem för bolag med internationella tillväxtambitioner. Om systemet stödjer denna typ av funktioner ger det stora vinster över tid i form av:
- Tid, mindre tidsåtgång för att utföra olika arbetsuppgifter.
- Bättre kvalitet i bokföringsarbetet
- Det går snabbare att göra bokslut
- Bättre rapportering som skapas snabbare baserat på mer korrekt data
NetSuite ERP är ett ett affärssystem som är särskilt lämpat för internationella tillväxtbolag. Vill du veta mer om hur det fungerar och om det passar era behov? Ladda ned den kostnadsfria guiden för mer information eller klicka här för att boka en demo av NetSuite direkt.
