RPA (Robotic Process Automation) pratas det mycket om. RPA kan skapa stora värden genom att erbjuda automation av repetitiva arbetsuppgifter och verksamhetsprocesser som involverar IT-system.
Det finns stora förväntningar från många att RPA ska kunna effektivisera många av de processer och arbetsuppgifter som involverar affärssystem. Några av dessa områden är:
- Hantering av kundärenden
- Ekonomiadministration
- Orderhantering
- Personaladministration
- Inköp
- Flytta data mellan system
Jag ser RPA lite mer som plåster på något som inte fungerar som det borde. Ett modernt affärssystem bör erbjuda funktioner för automatisering inbyggt i grunden. Dessa funktioner minskar behovet av externa RPA lösningar. RPA bör mer betraktas som ett komplement om det finns processer som innefattar olika system, samt där som systemen inte kommunicerar med varann på ett optimalt sätt.
Integrerat affärssystem
Visionen för mindre och medelstora tillväxtbolag bör därmed vara att satsa på ett modern integrerat affärssystem för att högsta effektivitet ska kunna uppnås över tid och att informationssystemen är integrerade sinsemellan så att det uppstår så lite repetitiva arbetsuppgifter som möjligt.
De integrerade affärssystemen behöver även erbjuda effektiva verktyg för att skapa flexibel automation med. Här varierar det mycket när man jämför olika system. Det är inte alltid så lätt att förstå hur dessa verktyg behöver vara utformade.
Vilka automatiseringsverktyg bör man ställa krav på?
Det finns en mängd olika verktyg som är viktiga för att automation ska kunna skapas. Det handlar framför allt om verktyg inom tre olika områden:
- Att användarna kan skapa automatiserade arbetsflöden
- Enkelt kunna skapa integrationer med andra system
- Utveckla tilläggsapplikationer för specifika behov
Nedan beskriver vi kort vad denna typ av verktyg bör kunna erbjuda.
Skapa workflow utan programmering
Det är viktig att det går att skapa workflows utan programmering eftersom det är användarna själva som har lättast att identifiera möjliga workflows. När dessa sedan är skapade behöver dessa kunna underhållas enkelt av användarna själva.
Det behöver vara lätt att logiskt skapa regler via ett dra och släppa gränssnitt samtidigt som det behöver finns möjlighet att skapa lösningar baserat på hela systemets funktionalitet. Nedan en bild som visar hur att workflow kan se ut i NetSuite ERP.
Enkel integration med andra applikationer
Att skapa automatisering handlar många gånger om att kunna integrera information mellan system för att uppdatera data automatiskt men även för att kunna få processer att fungera effektivt olika system emellan. RPA ses ofta som ett verktyg som enkelt skapar denna typ av integrationer. Bra integrationsmöjligheter som är lätta att skapa och underhålla som finns inbyggda i affärssystemen kan många gånger hantera dessa behov på ett effektivare och säkrare sätt.
I grunden bygger det på att systemet klarar av att hantera standards som t.ex CSV, SOAP och REST. Det bör också vara enkelt att skapa webbapplikationer som skickar och tar emot data från affärssystemet baserat på dessa tekniker.
Integrationslösningen behöver också kunna erbjuda en effektiv hantering av fel och en hög säkerhetsnivå.
Utveckla tilläggsapplikationer för specifika behov
Det är också viktigt att det finns bra möjligheter att skapa tilläggsapplikationer via programmering. Vissa affärssystem erbjuder också möjligheten att köpa tilläggsapplikationer som kan integreras in i din standardmiljö som erbjuder ökad automation och effektivitet.
Dessa applikationer bör kunna startas baserat på olika typer av aktiviteter som t.ex förändringar av data, öppnar, redigerar eller sparar data.
Det bör också vara möjligt att skapa applikationer som erbjuder möjligheten att ha ett anpassat användargränssnitt beroende på olika situationer.
Applikationerna ska kunna startas baserat på ett schema eller ett workflow för att kunna köras i bakgrunden.
De ska kunna följa med automatiskt vid uppgraderingar.
Områden där RPA har en naturlig roll
I många fall är det dock inte möjligt för företag att implementera perfekt integrerade affärssystem i alla delområden av affärsverksamheten. Orsaken till detta kan vara att systemen helt enkelt är för dyra att ta i bruk, eller att man befinner sig i en tillväxtfas där man vill göra mera med mindre.
I bägge fall blir det ofta hög arbetsbelastning på de anställda, och då ökar också risken för bland annat mänskliga fel. I dessa situationer är RPA ett ypperligt alternativ eftersom det underlättar de anställdas arbete samt frigör tid till att utveckla affärsverksamheten vidare. Det frigör tid för bland annat planering, kreativt tänkande och analys.
När man lär RPA roboten en viss process så tvingas också de processansvariga att tänka efter hur processen utförs i dagens läge. I många fall kan man förbättra själva processen och på detta vis göra den mer effektiv och entydig i hela organisationen.
