Hämeen Autovarustes verksamhet effektiviseras av Robotic Process Automation

Vid Hämeen Autovaruste Oy hade man redan en längre tid funderat på möjligheten att utnyttja Robotic Process Automation (RPA) i verksamheten. Företaget anslöt sig till Bilbranschens Centralförbund rf:s Kehitysohjelma-projekt våren 2018.

Meningen var att samarbetspartnern skulle kunna hjälpa Hämeen Autovaruste att utveckla det egna kunnandet inom robotteknik och därför valdes Staria som partner. Hämeen Autovarustes designerade RPA-team utgörs av en grupp av fyra personer som har studerat RPA online, via en nätbaserad plattform.

"Utnyttjandet av RPA bygger på kännedom om företagets affärsverksamhetsprocesser och den bästa kunskapen finns tillgänglig internt på företaget. Därför kan RPA utnyttjas maximalt, eftersom företaget har egen kompetens inom området”, säger Jaana Järvelä, ekonomichef vid Hämeen Autovaruste.

Rutinmässiga arbetsuppgifter för robotar

Hämeen Autovaruste sysselsätter 150 personer just nu och är verksamt på fyra orter: Hämeen Auto i Jyväskylä, Avain Vaunu i Kuopio, Idensalmi och Joensuu. Företaget är representant och återförsäljare av Volvo, Renault och Dacia. Ibruktagande av RPA inleddes genom att kartlägga rutinmässiga processer inom företagets ekonomiförvaltning, där robotteknik kan utnyttjas.

"Roboten för in inköpsfakturor i systemet, lagrar memorialverifikat, kör rapporter, hämtar företagskundernas faktureringsadresser på nätet för kundregistret och söker efter FO-nummer i Företags- och organisationsdatasystemet för kunduppgifter samt markerar de företag som avslutat sin verksamhet. Roboten kan även prissätta löshjul i reservdelssystemet”, berättar Järvelä.

Att träna roboten kräver inga programmeringskunskaper

Roboten skulle kunna beskrivas som en virtuell anställd. I grunden är den ett IT-program som använder redan befintliga informationssystem. Man kan lära roboten en önskad process genom att använda ett grafiskt gränssnitt för att avbilda arbetsflödet i stället för att skriva programkod på traditionellt vis. På Staria använder vi plattformen UIPath för RPA.

"Den anställde måste programmera RPA för att utföra arbetsuppgiften. Det kräver inte några egentliga programmeringsfärdigheter, men det tar tid att lära sig hur robotens logik fungerar, säger Järvelä.

Robotarna kan också hjälpa till med att effektivera sådana uppgifter, vars utförande skulle kräva en orimligt stor arbetsinsats av ett flertal personer. RPA kan användas till exempel för att uppdatera kundregistret oftare.

Inställningen till RPA-projektet har varit positivt

På Hämeen Autovaruste utförs RPA som en helhetsbetonad process i stället för att försöka lösa endast en enstaka processfas. Först försöker man differentiera mellan olika faser i processen och intervjua de människor som arbetar som en del av processen.

"Det som varit viktigt är att teamet har lärt sig att hantera processer, beskriva dem och uppfatta helheter. Ur processerna har det också vuxit fram nya faser, som kan implementeras med hjälp av RPA”, beskriver Järvelä.

"RPA-leverantören var en fullträff. Samarbetet har fungerat smidigt, och tidsplanerna och budgeten har hållit", säger Järvelä och teamet, som berömmer samarbetet med Staria.

"Jag har stor respekt för Hämeen Autovaruste för att de haft mod att vara en föregångare när det gäller att utnyttja ny teknologi. Det sätt, på vilket man tagit sig an dessa utmaningar och försökt lösa dem, har säkerligen fungerat som ett exempel även för andra branschaktörer”, berömmer Matias Tiala, Starian Director, RPA & AI.

Med hjälp av RPA försöker man frigöra mer tid från rutinarbete, som de anställda istället kan lägga på att stödja affärsverksamheten. "Man har överlag varit positivt inställda till projekten. När en robot sköter en del av rutinarbetet, får de anställda mer tid över för meningsfullare uppgifter”, säger Järvelä.

Behöver du mer stöd i ditt beslutsfattande?

Är du intresserad av att lära dig mer om fördelarna med RPA? Har du repetitiva uppgifter som är lämpliga för en robot men är inte säker på hur du ska gå vidare? Öka din kunskap med en guide som Starias RPA-experter har skrivit. Den innehåller information om hur de operationella principerna för RPA-implementering samt hur du ska tänka när du väljer en lämplig partner. Ladda ner RPA-guiden här!