Newsec - Robotic Process Automation ger högre effektivitet och nöjdare personal

Newsec är det största fastighetsförvaltningsföretaget i Nordeuropa. Newsec erbjuder helhetslösningar inom fastighetsbranschen för såväl placerare som ägare och hyresgäster i lokaler och bostäder. Företaget står till tjänst bland annat vid rådgivning vid försäljning och köp, värderingar och analyser, fastighetsförmedling samt fastighets- och lokalstyrning.

Newsec grundades i Sverige 1994. Idag verkar företaget på sju olika marknader och har fler än 1 800 anställda.

Robotteknik förbättrar kundnöjdheten

Projektchefen Lauri Pulkka beskriver varför Newsec beslöt sig för att starta ett RPA-projekt.

”Tillväxt, systemuppdateringar och konkurrensläget var viktiga anledningar till att effektivisera verksamheten. Newsec vill agera som föregångare i sin bransch, så robotisering passade bra. Det viktigaste skälet till att starta RPA-projektet var dock personaltrivsel. Man ville frigöra experternas tid från rutinarbete till viktigare uppgifter.”

Som första projekt valdes en tillräckligt ambitiös process eftersom man ville att nyttan med RPA skulle framhävas. En robot som fått namnet “Ruttunen” sköter fakturering av bastubokningar och parkeringsplatser genom att kopiera uppgifterna från den elektroniska serviceboken till faktureringssystemet. Det är cirka 10 000 bokningar per år som ska faktureras och varje bokning tar minst 3 minuter, även för en erfaren person. RPA-projektet inleddes i november 2018 och blev klart i januari 2019. Under våren har små förändringar gjorts för att optimera roboten.

Den nya robotkollegan togs emot med applåder

”Vi valde Staria som RPA-partner baserat på referenser och tjänsteutbudet. Vi ville också äga robotarna och utveckla RPA-kompetensen internt, allt detta var möjligt tillsammans med Staria. Samarbetet har gått mycket bra, jag värdesätter särskilt rättframheten på båda sidor”, säger Pulkka om samarbetet med Staria.

“Vi valde UiPath som vår teknik eftersom det var den bästa spelaren baserat på de flesta referenser. Resultatet var mycket uppmuntrande, och tekniken var mycket bättre än jag förväntade mig. Eftersom vi inte hade någon tidigare RPA-erfarenhet, var det bra att vi kunde börja småskaligt och testa tekniken genom ett pilotprojekt innan vi förbinder oss till den.” förklarar Pulkka.

”Det enorma faktureringsarbetet var inte favoritjobbet för någon, så den första roboten har tagits emot med applåder”, berättar Pulkka nöjt.

Pulkka rekommenderar varmt att testa RPA. Robottekniken lär oss också mycket nytt om processerna eftersom personerna inte alltid känner till de avvikande fallen som kommer fram vid arbete med roboten. ”Tekniken var bättre, men företagets processer mera komplexa än jag trodde”, skrattar Pulkka.

UiPath erbjuder omfattande gratis RPA-material och utbildningstillfällen. I robotprojekt bör man avsätta tillräckligt med tid för lärande och för att engagera personalen. Företaget bör också förutse systemförändringar som påverkar robotens arbete.

Nya robotprojekt även i framtiden

Samarbetet har vuxit organiskt från det första pilotavtalet till ett partneravtal som inkluderar nordiskt samarbete och överväganden om huruvida liknande processer ska implementeras i andra länder.

För 2020 är planerna mycket större och Newsec fortsätter samarbetet med Staria. Partnerskapsavtalet säkerställer att Newsec kan njuta av Staria’s RPA-expertis och konsult-tjänster, inklusive RPA-utvecklare och RPA-projektledarutbildning, tillsammans med företagskonsultation för ledningsgruppen.

På Newsec har man redan börjat fundera på kommande behov och nästa robotprojekt har redan startats med kartläggning och inspelning av processen. I framtiden beaktas det nordiska samarbetet ifall likadana processer ska införas i andra länder. Potentialen med RPA framhävs också i den interna kommunikationen.

”Nya robotprojekt planeras redan. Målet är att nästa projekt ska frigöra mer arbetstid för ännu fler experter inom fastighetsbranschen till uppgifter som kräver expertis. Vi är imponerande över hur enkelt Staria kan kommunicera med våra processägare, som är experter på fastigheter men inte nödvändigtvis digitalisering eller robotprocessautomation”, berättar Pulkka engagerat.

Pulkka berömmer samarbetet med Staria: ”Partnerskapet har varit mycket framgångsrikt. Jag uppskattar särskilt nivån på ärlighet på båda sidor. Fördelarna med RPA har blivit uppenbara för oss. Människor är glada över att kunna släppa dessa manuella uppgifter och ge dem till de virtuella assistenterna. Vi har varit mycket nöjda med vårt samarbete.”