Mjukvarurobotik stöder Xamks tillväxt

Sydöstra Finlands yrkeshögskola Xamk profilerar sig som en högskola för hållbar välfärd, teknologi och skapande ekonomi. Campus finns i St. Michel, Nyslott, Kouvola och Kotka.

På Xamk kan man välja mellan över 70 examensutbildningar som kan avläggas flexibelt enligt egen plan och den del online. Förutom examensstudierna har Xamk Finlands bredaste öppna utbud av en öppen yrkeshögskola, ny typ av mikrokurser och ett stort antal kompletterande utbildningar.

Det som utmärker Sydöstra Finlands yrkeshögskola är forskning, utveckling och innovation (FUI) som i synnerhet har ambitionen att stärka livskraften i Södra Savolax och Kymmenedalen. Målet är att stödja företag att nå framgång och skapa ny företagsamhet. Varje år pågår cirka 250 projekt.

Samarbete inom utbildning om mjukvarurobotik

Lektor Katriina Vesala beskriver hur Xamk inledde samarbetet i mjukvarurobotar: ”Vi hade redan en längre tid samarbetat med Staria inom undervisning. År 2017 var Xamk en av de första läroanstalterna som inledde RPA-samarbete med Staria, dåvarande StaRPA Academy. I början av 2020 beslutade vi att bredda samarbetet att även gälla automatisering av organisationens processer.

Ekonomichef Satu Rask berättar att nyttiggörande av mjukvarurobotik fick sin början av ett personligt intresse. ”Jag deltog i en dagskurs där jag fick bekanta mig med ämnet och jag fick idéer om hur robotik kan förankras i den egna organisationen och enheten”.

”Då arbetsbördan inom bokföring växte funderade vi på hur vi i stället för att anställa en ny person kunde bättre effektivera och automatisera nuvarande processer. Vi ville att bokförarna kunde få tid för mera betydelsefullt arbete”, beskriver Rask.

Den nya kollegan togs ivrigt emot

På Xamk tog vi i bruk RPA i teamen genom att introducera ämnesområdet för personerna och till följd av det ökade förståelsen och intresset.
”Attityderna till robotisering har verkligen varit positiva. Med tillväxt följer att arbetsmängderna ökar och även små idéer för att underlätta arbetet har tagits emot med glädje”, berättar Rask.

Vesala har rollen som RPA-lead och samordnar organisationens behov, definitioner och genomförandet av processerna. ”Teammedlemmarnas attityd har inte i något skede varit kritisk eftersom man klart och tydligt har meddelat vilken roll roboten kommer att ha och vad som eftersträvas med automatiseringen. Vi har upplevt ett verkligt stort intresse och engagemang och vi har fått otaliga idéer om processer för automatisering”, tillägger Vesala

Roboten automatiserar faktureringsprocessen

Xamk har för tillfället åtta mjukvarurobotar i produktion. Den första processen för att automatiseras började vi arbeta med våren 2020. ”Vi inledde med ekonomi- och personaladministrationsprocesser som ansågs vara de enklaste processerna”, beskriver Vesala.

Roboten som heter Max automatiserar faktureringsprocessen genom att hämta faktureringsmaterialet och föra in det i systemet varifrån även en kvittering går till e-posten som roboten kontrollerar. ”Max arbetsinsats syns i det dagliga arbetet. Tack vare Max sparar vi arbetstimmar och tydlig nytta kan ses redan i fråga om dessa processer”, berättar Rask.

Max är som en normal kollega som påverkas av sin omgivning. Alltid då processerna uppdateras, ska även roboten uppdateras. ”Max är som en av oss”, konstaterar Vesala.

Studentanmälningar sköts av roboten

Den tredje processen som valdes för att automatiseras var att spara uppgifterna om studerande i flera system och tillägget av vitsorden i studerandesystemet Peppi.

Xamk samarbetar med Cambridge och via game design online utbildningen får läroinrättningen 9 000 studiepoäng och prestationer som en människa inte klarar av att överföra till systemet inom given tidsram. Max klarar av att utföra detta uppdateringsarbete ständigt”, beskriver Vesala.

Öppet samarbete och professionella diskussioner

”Den dominerande faktorn i valet av en RPA-partner var erfarenheten av samarbetet med Staria som pågått i flera år. Vi hade även erfarenhet av UiPath så valet av det som teknologiplattform stod klart”, uppger Vesala. ”Samarbetet har verkligen fungerat bra och varit öppet – det känns mera som att vandra sida vid sida och föra en professionell diskussion än som enbart ett kundförhållande”.

”Samarbetet har verkligen fungerat bra. Utförandet sker av sakkunniga, vi får svar på våra frågor och processerna avancerar med professionalitet” tillägger Rask nöjt.

Framtidsutsikter

Xamk fortsätter att automatisera processer och det finns redan planer på flera olika RPA-projekt. Inom studentservice och informationstjänster, samt IT, rör sig stora mängder information, vilket också betyder att där finns processer vi vill automatisera.”

”Vi fortsätter att engagera ledningen och via chefsutbildningen förankrar vi robotiken i flera olika team. Vi rör oss mot strategiska val så det är viktigt att öka kunskapen. Intresset för RPA är stort och vi får stöd från ledningen så vägen framåt står öppen”, sammanfattar Rask och Vesala.