Naviloq utgör kärnan i PHM Groups komplexa rapporteringsmiljö

PHM Group är en växande fastighetsservicekoncern med målet att ta hand om människor genom att ta hand om deras boendemiljö. PHM Group består av lokala företag som alla delar samma värderingar och ansvarsfulla sätt att arbeta, och de anser att det enda bättre än lokal service är lokal service med stora resurser. Deras tjänsteutbud är brett, med fokus på fastighetsunderhåll, förvaltning och städtjänster samtidigt som de tillhandahåller vissa tilläggstjänster. Målet är att vara en fullservicepartner för bostäder och andra lokala fastigheter.

PHM Group grundades 1992 men bolagets tillväxt tog fart på riktigt 2018, då private equity-bolaget Intera Partners blev majoritetsägare i koncernen. Två år senare förvärvade det norska private equity-bolaget Norvestor majoriteten av PHM Group och företagets intäkter hade då mer än tredubblats.

Idag har PHM Group nått en omsättning på över 700 miljoner euro och koncernen har genomfört över hundra förvärv sedan Norvestor förvärvade dem 2020. De är verksamma i 5 länder, är marknadsledande i Norden och sysselsätter över 8000 personer. Koncernen består av mer än 150 lokala företag och deras vision är att växa till en ledande lokal fastighetsservicepartner i alla verksamhetsländer, vilka består av Finland, Sverige, Norge, Danmark och Tyskland.

En komplex rapporteringsmiljö ställer stora krav på företagets system

Att PHM Group består av över 150 lokala bolag och att bolaget gör nyförvärv i snabb takt sätter press på rapporteringsramverket. På grund av den komplexitet som 150 individuellt drivna enheter och runt 200 juridiska personer kommer med, är det mycket viktigt att få till ett harmoniserat och strukturerat dataflöde. I hjärtat av PHM Groups rapporteringsmiljö finns BI & Planeringsverktyget Naviloq och dess inbyggda datalager.

I var och ett och PHM Groups verksamhetsländer används ett ekonomisystem varifrån företagets ekonomiska data förs till datalagret genom integration. För nyförvärvade företag vars ekonomiska data inte är centraliserad har PHM Group en standardiserad process av CSV-uppladdningar som de har byggt upp tillsammans med Staria. Från datalagret överförs företagets ekonomiska data till ett konsolideringssystem där vissa justeringar görs, därefter förs datan tillbaka till datalagret där huvuddatan finns tillgänglig för PHM Groups enheter att se och analysera. Utöver företagets ekonomiska data använder PHM Group data från CRM- och HR-systemen. Med dessa tre element bygger PHM Group instrumentpaneler där enheterna kan kommentera resultat och svara på frågor direkt i Naviloq.

För att arbeta i denna utökade modell där affärsenheter är engagerade i rapporterings- och analysprocesserna (Utökad Planering & Analys) och finansiella och operativa data kombineras, behöver ett företag ha en integrerad, flexibel och enhetlig plattform.

"Det är viktigt för oss att få tillförlitlig och jämförbar data effektivt från de förvärvade bolagen direkt efter förvärvet, så att kontrollen över de förvärvade bolagen upprätthålls.

Med Staria har vi skapat en flexibel modell där vi kan kombinera data från många olika källor och från företag som befinner sig i olika integrationsfaser och harmonisera det till en analyserbar form. På grund av snabba förändringar är ett flexibelt samarbete också avgörande för oss, vilket har fungerat utmärkt med Staria."

– Petri Pellonmaa, Group CFO, PHM Group

Samarbetsvänliga rapporterings- och planeringsprocesser med stöd av Naviloq

PHM Group gör normala månadsavslut och prognoser två gånger om året. Enhetschefer är en del av dessa processer och engagerade i dem med hjälp av Naviloq.

Under en vanlig månadsavslutning, när företagets ekonomiska data är klara i redovisningssystemet, överförs dessa till datalagret och Naviloq. Först går controllers igenom siffrorna och skickar dem därefter vidare till enhetschefer som får ett e-postmeddelande om att siffrorna är redo att kontrolleras. Vid det här laget har regiona chefter redan haft möjlighet att ställa frågor i systemet. När enhetschefer loggar in på Naviloq har de en standardprocess de behöver gå igenom: kommentera budget/prognos, svara på eventuella frågor och skicka tillbaka underlaget till controllers som sedan kontrollerar svaren. Denna kommentarrunda kan gå fram och tillbaka tills alla controllers är nöjda med enhetschefernas svar. När resultatkommentarerna är klara i Naviloq samlar företagets controllers ihop dem och skickar dem till ledningsgruppen och styrelsen.

Två gånger per år gör PHM Group även prognosrapporter. I likhet med månadsavslutningar är även denna processs standardiserad och bygger på samarbete mellan enhetschefer, regiona chefer och controllers. Controllers och enhetschefer har dialog rakt genom Naviloq där controllers även kan tilldela uppgifter till enhetschefer för att göra prognoser.

Övergången till det nuvarande arbetssättet

Tvärtemot vad man kan tro var PHM Groups övergång till det nya arbetssättet inte alls svårt. För de anställda var det en lättnad att ha ett standardiserat arbetssätt och eftersom många enhetschefer är före detta entreprenörer som fortfarande är partners i koncernen har de ett genuint intresse för siffrorna, resultaten och datan – de vill verkligen ha insikterna. Innan Naviloq tittade enhetscheferna siffrorna från sina respektive ekonomisystem, vilket orsakade många problem: t.ex. ingen syn på budgetar, siffrorna var i olika valutor, olika redovisningsprinciper användes och inga justeringar eller elimineringar gjordes i de siffror som enhetschefer såg genom sina ekonomisystem. Detta medförde att kommunikationen i koncernen blev svårare eftersom folk tittade på olika siffror.

"Det har gjort livet mycket lättare när vi har kunnat titta på samma datakälla när vi pratat med enheterna. Det har gjort det möjligt för oss att koncentrera oss på den aktuella frågan snarare än att lägga tid på att ta reda på vilka siffror vi ska prata om och varför de skiljer sig åt. Feedback från enheterna har varit riktigt bra och våra controllers sparar mycket tid."

– Petri Pellonmaa, Group CFO, PHM Group

Rätt verktyg påverkar också karriärutveckling och medarbetartillfredsställelse

Nuförtiden när PHM Group använder sig av Naviloq, kan deras finansexperter fokusera på att analysera resultat och diskutera innehåll snarare än att bara generera rapporter. Detta har också gjort det möjligt för PHM Group att skala upp verksamheten utan att behöva öka resurserna i finansförvaltningen. Med den enorma mängden lokala företag och enheter skulle PHM Group kräva en armé av finansexperter om de var tvungna att använda lika mycket tid och energi för att generera rapporter som tidigare. Lyckligtvis har Naviloq hjälpt till att minska detta, vilket var en stor förändring för koncernen.

“Våra finansexperter har utvecklats från rapportgeneratorer till affärspartners och våra controllers får vad jag förstått vara det som en sann controller verkligen är; någon som kontrollerar hur verksamheten går istället för att bara ta fram siffrorna.”

– Petri Pellonmaa, Group CFO, PHM Group

För att dyka ännu djupare ner i hur PHM Group använder Naviloq kan du ladda ner webinarinspelningen via länken nedan!