Digital Workforce uppnådde harmoni i sitt ekonomisystem och partnerlandskap
Digital Workforce är en av de ledande tjänsteleverantörerna för Business Process Automation (BPA) och Robotic Process Automation (RPA) globalt, både när det gäller intäkter och antal anställda. Företaget tillhandahåller tjänster inom en rad branscher och idag använder över 250 stora globala kunder Digital Workforces tjänster.
Företaget grundades i Finland 2015 och verksamheten expanderades till Sverige redan nästa år. Tillväxten stannade inte där: fler nya expansioner följde kort därefter och företaget börsnoterades också 2021. Även om Digital Workforce får internationell tillväxt att se lätt ut, så är det inte det. Det finns många saker att reda ut i bakgrunden.
Snabb tillväxt kan resultera i ett utspritt systemlandskap
Digital Workforces CFO Heini Kautonen säger att en av företagets utmaningar i internationaliseringen var ett spritt systemlandskap.
“Vi har haft nio olika system för kostnadsanspråk, inköpsfakturor och bokföring runt om i världen och olika tjänsteleverantörer som hanterar dem. Så det var en ganska vild djungel och det var svårt att koordinera, vilket orsakade stora förseningar i rapporteringen, säger Kautonen.
För att stödja internationella expansion kan det kännas naturligt att börja bygga upp ett partnernätverk. Men i praktiken innebär det att du har mycket att koordinera, och måste lägga till på att guida, ringa, chatta och ge instruktioner. I takt med att ditt företag växer blir detta inte enklare.
”Vi brukade gå in i ett nytt land och välja en tjänsteleverantör med vanliga lokala ekonomiverktyg. Eftersom vi gjorde detta flera gånger hade vi samlat på oss en ganska omfattande lista över olika system. Varje land hade sin egen bokföring, sitt eget resekostnadssystem och system för fakturagodkännande. Det var en hel del att hantera, inte bara på grund av systemen utan också på grund av omfattningen av ekonomiprocesserna som vårt team gjorde manuellt. Vi hade redan gjort en omfattande utveckling av till exempel våra CRM-verktyg och nu var det rätt tid att börja modernisera ekonomiverktygen och processerna”, tänker Kautonen tillbaka.
Så, att investera i många partnerskap är inte alltid det mest effektiva sättet att växa internationellt. Lyckligtvis hittade Digital Workforce ett alternativ.
Att få finansiella tjänster till alla verksamhetsländer kräver bara en partner
Starias Globala redovisningstjänster och lönetjänster levereras i en "one-stop"-modell, vilket innebär att Starias kunder får ett dedikerat serviceteam som tar hand om alla redovisningsprocesser i alla kundens verksamhetsländer. Tjänsten finns redan tillgänglig i över 40 länder och om en kund expanderar till ett land utanför denna lista – då följer Staria efter. Detta är en del av servicelöftet.
I Digital Workforces fall har Kautonen och hennes team bara en kontaktpunkt för att hålla koll på ekonomin i alla sina länder: Finland, Sverige, Norge, Danmark, Polen, Tyskland, Storbritannien, Irland och USA. Om de bestämmer sig för att expandera någon annanstans kan Digital Workforce lita på att deras finansiella tjänster kommer att skala i takt med att de själva gör det.
"Att vi kan kommunicera med endast ett team, och ha ett integrerat system istället för nästan tio, gör att vi sparar flera dagars tid per månad som vi istället kan använda till att fokusera på mer värdeskapande uppgifter än att skicka e-post och Excel-filer fram och tillbaka. Detta skapar också vettigare arbetsroller för teamet”.
Grundades
2015
Bransch
Tjänster inom Business Process Automation (BPA) och Robotic Process Automation (RPA)
Staria-tjänster
Globala redovisningstjänster, lönetjänster, NetSuite ERP, FlowAP SuiteApp
Hemsida
digitalworkforce.com
"Att vi kan kommunicera med endast ett team, och ha ett integrerat system istället för nästan tio, gör att vi sparar flera dagars tid per månad som vi istället kan använda till att fokusera på mer värdeskapande uppgifter än att skicka e-post och Excel-filer fram och tillbaka. Detta skapar också vettigare arbetsroller för teamet”.
Heini Kautonen, CFO, Digital Workforce
Starias Globala redovisningstjänster är inte bara centraliserade till ett serviceteam, utan också till ett system: NetSuite. Alla grundläggande redovisningsprocesser hanteras i NetSuite, såväl som konsolidering, rapportering på bolags- och koncernnivå, IFRS, lokal GAAP och multibooking. Detta gör det möjligt att skära ner på andelen utspridda system.
"Det ser ut som att NetSuite kommer att vara det finansiella systemet för alla våra enheter. I få fall var det mer effektivt att behålla några av de lokala lösningarna (t.ex. Visma Severa som en PSA-plattform) och integrera dem i NetSuite, men sammantaget kommer NetSuite att vara kärnan i vårt finansiella systemlandskap”, konstaterar Kautonen.
Vissa länder är lättare att expandera till än andra. Med utmanande länder kommer noggrant utvalda servicepartners och teknologier till undsättning.
"Polen har sina egenheter när det gäller lokal extern rapportering och statliga frågor, men den polska förlängningen i NetSuite har visat sig fungera bra så vi har tagit itu med alla svårigheter där," delar Kautonen.
Att välja partner och fatta investeringsbeslut
"De främsta drivkrafterna till att Digital Workforce ville ompröva de finansiella processerna och systemen var att de ville få månatlig ekonomisk rapportering gjord inom en rimlig tidsram, få en bättre synlighet över hela företagets ekonomi, ha hållbara rapporteringsmöjligheter i framtiden och spara på återkommande månatliga kostnader för den finansiella verksamheten”, säger Kautonen.
Men hur valde Digital Workforce partner efter att de börjat omorganisera den finansiella verksamheten och tagit beslutet att skaffa ett nytt system?
"Det första var förstås avkastningen på investeringen, vi gjorde ganska omfattande beräkningar på det. Förutom ROI var projektschemat väldigt viktigt för oss som börsnoterat bolag. Vi funderade också ganska mycket på hur processerna, rollerna och ansvaret kommer att se ut i framtiden”, sammanfattar Kautonen.
Dessutom handlar det inte bara om höga siffror.
”En av de viktigaste sakerna, förutom kostnadsminskningar, var att vi kunde erbjuda fler spännande jobbmöjligheter. Detta spelade också roll i beslutsfattandet”, avslutar Kautonen.
Vill du veta mer om Digital Workforces resa med globala redovisningstjänster och tillväxtstödjande teknologier? Ladda ner vår webinariuminspelning:
