Digital Workforce harmonisoi talouden kumppani- ja järjestelmäympäristön
Digital Workforce on maailman johtavia liiketoimintaprosessien automatisoinnin ja ohjelmistorobotiikan palveluyhtiöitä sekä liikevaihdolla että työntekijämäärällä mitattuna. Yritys tarjoaa palveluita useille toimialoille, ja tällä hetkellä yli 250 suurta kansainvälistä asiakasta käyttää Digital Workforcen palveluita.
Yritys perustettiin Suomessa vuonna 2015, ja jo seuraavana vuonna liiketoimintaa laajennettiin Ruotsiin. Kasvu ei pysähtynyt siihen: kansainvälinen laajentuminen jatkui ja pörssilistautuminen tapahtui 2021.
Nopea kasvu voi johtaa hajautuneisiin järjestelmiin
Digital Workforcen talousjohtaja Heini Kautonen sanoo, että yksi kansainvälistymisen haasteista oli hajanainen järjestelmäarkkitehtuuri.
”Meillä oli yhdeksän erilaista kululasku-, ostolasku- ja kirjanpitojärjestelmää ympäri maailmaa ja eri palveluntarjoajat hoitamassa niitä. Järjestelmäviidakon koordinointi oli vaikeaa, mikä aiheutti pitkiä viivästyksiä raportointiin”, Kautonen kertoo.
Kun yritys laajentuu kansainvälisesti, monesti alkaa myös kumppaniverkoston rakentaminen. Mutta mitä enemmän yhteistyökumppaneita, sitä enemmän tarvitaan aikaa koordinointiin, opastamiseen, soittelemiseen, chattailuun ja neuvomiseen. Ja kun yritys jatkaa kasvuaan, myös kumppaniverkoston koordinoinnin resurssitarve kasvaa.
”Meillä oli tapana laajentaa uuteen maahan ja valita sieltä palveluntarjoaja, joka käyttää paikallista tunnettua talousjärjestelmää. Toistamalla tätä useita kertoja keräsimme melko laajan kattauksen eri järjestelmiä. Jokaisella maalla oli oma kirjanpito-, matkakulu- ja laskujen hyväksymisjärjestelmänsä. Tätä hallitessa oli kädet täynnä, mutta kaikki ei johtunut vain järjestelmistä – tiimimme joutui myös tekemään paljon manuaalista työtä. Olimme jo kehittäneet esimerkiksi CRM-työkaluamme laajasti, joten oli tullut aika modernisoida myös talouden työkalut ja prosessit”, Kautonen muistelee.
Moniin eri kumppanuuksiin investoiminen ei siis ole aina tehokkain tapa tukea kansainvälistymistä. Onneksi Digital Workforce löysi toisen vaihtoehdon.
Talouspalvelut saadaan kaikkiin toimintamaihin vain "yhdellä pysähdyksellä"
Starian kansainväliset talous- ja palkkapalvelut toimitetaan one stop -mallilla, mikä tarkoittaa sitä, että Starian asiakkaat saavat oman palvelutiimin, joka hoitaa kaikki taloushallinnon prosessit jokaisessa asiakkaan toimintamaissa. Palvelu on saatavilla jo yli 40 maahan ja jos asiakas laajentaa maahan, jossa palvelua ei vielä ole, Staria seuraa perässä. Se on osa palvelulupausta.
Digital Workforcen tapauksessa Kautosella ja hänen tiimillään on siis vain yksi kontaktipiste, jonka kautta he pysyvät kartalla jokaisen toimintamaansa taloudesta: niin Suomen, Ruotsin, Norjan, Tanskan, Puolan, Saksan, Isossa-Britannian, Irlannin kuin Yhdysvaltojenkin. Ja jos Digital Workforce päättää laajentua jonnekin muualle, yritys voi luottaa siihen, että heidän talouspalvelunsa skaalautuvat heidän mukanaan.
"Se, että kommunikoimme vain yhden tiimin kanssa ja käytämme lähes kymmenen järjestelmän sijasta vain yhtä integroitua järjestelmää, säästää meiltä päivien verran aikaa joka kuukausi. Sen sijaan, että lähettelisimme sähköposteja ja Excel-tiedostoja edestakaisin, voimme käyttää vapautuneen ajan enemmän arvoa tuottaviin tehtäviin. Näin voimme myös luoda järkevämpiä työnkuvia tiimille”.
Perustettu
2015
Toimiala
Teollisen tason ohjelmistorobotiikkaan ja älykkääseen automaatioon erikoistunut palveluyhtiö
Palveluratkaisut
Kansainväliset talous- ja palkkapalvelut, NetSuite ERP, FlowAP SuiteApp
Kotisivu
digitalworkforce.com/fi
"Se, että kommunikoimme vain yhden tiimin kanssa ja käytämme lähes kymmenen järjestelmän sijasta vain yhtä integroitua järjestelmää, säästää meiltä päivien verran aikaa joka kuukausi. Sen sijaan, että lähettelisimme sähköposteja ja Excel-tiedostoja edestakaisin, voimme käyttää vapautuneen ajan enemmän arvoa tuottaviin tehtäviin. Näin voimme myös luoda järkevämpiä työnkuvia tiimille”.
Heini Kautonen, CFO, Digital Workforce
Kansainväliset talouspalvelut eivät ole vain keskitetty yhdelle palvelutiimille, vaan myös yhteen järjestelmään: NetSuiteen. Kaikki kirjanpidon perusprosessit käsitellään siinä, kuten myös konsernin konsolidointi, yritys- ja konsernitason raportointi, IFRS ja GAAP sekä multi-booking. Näin järjestelmäviidakkoa voidaan harventaa.
"Näyttää siltä, että NetSuite tulee olemaan kaikkien yhtiöidemme talousjärjestelmä. Muutamissa tapauksissa oli tehokkaampaa säilyttää osa paikallisista ratkaisuista (esim. Visma Severa PSA-järjestelmänä) ja integroida ne NetSuiteen, mutta kaiken kaikkiaan NetSuite tulee olemaan talouden järjestelmiemme ydin”, Kautonen toteaa.
Joihinkin maihin on helpompi laajentua kuin toisiin. Haastavissa maissa huolella valittu kumppani ja järjestelmä tulevat apuun.
"Puolalla on omat erityispiirteensä paikallisen ulkoisen raportoinnin ja hallinnollisten asioiden suhteen, mutta NetSuiten Puolan laajennus on osoittautunut arvokkaaksi, joten olemme päässeet yli kaikista vaikeuksista", Kautonen kertoo.
Kumppanin valinta ja investointipäätöksen tekeminen
"Tärkeimmät syyt sille, miksi halusimme uudistaa Digital Workforcen talousprosessit ja -järjestelmät, oli se, että halusimme tehdä kuukausittaisen talousraportoinnin kohtuullisessa ajassa, saada paremman näkyvyyden koko yrityksen talousasioihin, mahdollistaa vastuullisuusraportoinnin tulevaisuudessa sekä vähentää talouden jatkuvia kuukausikuluja”, Kautonen sanoo.
Kun talouden toimintojen uudistaminen oli aloitettu ja päätös uuden järjestelmän käyttöönottamisesta oli tehty, miten Digital Workforce valitsi kumppanin?
”Yksi tärkeimmistä kriteereistä oli tehdä työstämme ja prosesseistamme tehokkaita ja järkeviä. Tietysti yhtenäisellä järjestelmällä oli tässä valtava rooli, halusimme nähdä kaikki yhtiömme ja yksikkömme yhdellä alustalla. Se mikä todella erotti Starian muista, oli heidän palvelumallinsa, jossa sinulla on yksi kontaktipiste, oma keskitetty tiimi. Se on paljon järkevämpää kuin se, että jokaisessa maassa on eri palveluntarjoaja,” Kautonen sanoo.
Entä millaiset asiat vaikuttivat Digital Workforcen investointipäätökseen?
”Ensimmäinen asia oli tietysti sijoitetun pääoman tuotto, siitä teimme melko laajat laskelmat. ROI:n lisäksi projektin aikataulu oli meille pörssiyhtiönä todella tärkeä. Mietimme myös melko laajasti sitä, millaiset prosessit, roolit ja vastuut tulevat olemaan tulevaisuudessa”, Kautonen summaa.
Aina ei ole kyse myöskään pelkistä numeroista.
”Kustannussäästöjen lisäksi yksi tärkeimmistä investointipäätökseen vaikuttaneista asioista oli se, että pystyisimme tarjoamaan mielenkiintoisempia työmahdollisuuksia,” Kautonen toteaa.
Tutustu tarkemmin Digital Workforcen tarinaan, kansainvälisiin talouspalveluihin ja kasvua tukeviin teknologioihin – lataa webinaaritallenne:
