Beslutet att implementera ett ERP-system som NetSuite är ett stort steg för en organisation. Systemet kommer att öka produktiviteten och effektiviteten med funktioner såsom automatisering och centraliserad dataförvaring, men själva implementeringen är ett enormt projekt som kommer att ha en stor påverkan på hela företaget.
Nedan följer en lista med sätt som hjälper företaget att tackla komplexiteter och potentiella utmaningar i samband med en ERP-implementering och därmed gör processen smidigare.
1. Ha en stark på projektledning på plats
En ERP-implementering är ett projekt som ofta sträcker sig över flera månader och kan delas upp i följande faser: utforskande, planering, design, utveckling, dataöverföring och att gå live, följt av stöd och feedback. Varje fas i processen har sina egna uppgifter och potentiella utmaningar. För att uppnå en smidig process, måste företaget:
- Sätta realistiska förväntningar, tidsramar och milstoplar
- Se till att ERP-initiativet stämmer överens med företagets behov
- Se till att projektet rör sig framåt enligt plan
- Lyssna på viktiga intressenter
Det är viktigt att se till att alla grupper inom organisationen som kommer att beröras av systemet deltar i implementeringsprocessen. Detta kan vara utmanande då dessa personer kommer att behöva investera tid i projektet utöver tiden de måste lägga ner på sina egna arbetsuppgifter.
Under projektets gång kan det uppstå ideér om att lägga till ännu mer funktioner än ursprungligen planerat. Detta kallas för "scope creep" och kan göra det svårt att slutföra projektet inom tidsramen och enligt budget. Med en stark projektledning på plats kan förslag om ytterligare funktioner granskas för att se om de är nödvändiga eller inte och därmed uppskjutningsbara.
2. Tillsätt ett starkt projektteam
En stark projektledning är inte möjligt utan ett starkt projektteam. Projektteamet består oftast av en senior intern sponsor, en projektledare och representanter från olika grupper i företaget som berörs av implementeringen.
Sponsorn håller koll på företagets prioriteringar och tar vid behov in extra resurser. Det är viktigt att sponsorn är involverad i projektet för att göra snabba beslut möjliga och för att säkerhetsställa att projektet stöds av ledningen. Eftersom en ERP-implementering är en stor och komplex process så är det viktigt att projektledaren är erfaren och kan sätta relevanta mål, krav och KPIs parallelt med att leda projektet dag-för-dag. Om företaget inte har sådan expertis internt kan det vara en bra idé att anställa en extern konsult.
När det gäller representanterna för olika grupper i företaget så är det viktigt att dessa är kunniga samt respekteras av sina kollegor. De kommer att behöva lyssna på och medla mellan olika grupper och även ta beslut gällande ändringar under projektets gång baserat på feedback från de olika grupperna.
3. Sätt tydliga krav och KPI:s
Att sätta krav som måste uppnås är en viktig del av varje ERP-implementering. Kraven bör stämma överens med företagets olika mål. För att identifiera relevanta krav kan företaget titta på sina nuvarande affärsprocesser, system och arbetsflöden. Vad vill företaget uppnå och hur kan varje process förbättras? Fokus under implementeringen av ett ERP-system borde inte bara ligga på att automatisera nuvarande processer utan borde ses som ett tillfälle att förbättra varje process. Exempel på krav kan vara att man vill kunna rapportera i realtid, att man vill halvera tiden för stänga perioden eller att man vill automatisera en specifik process.
När företaget har satt tydliga krav är det möjligt att identifiera relevanta KPI:s. Dessa är specifika mål som kan användas för att mäta om implementationen varit lyckad eller inte.
4. Prioritera överföringen av din data
En av nyckelfunktionerna i ett ERP-system är att all data i företaget förvaras på ett och samma ställe. Detta innebär att all data som finns i företagets gamla system (ofta flera stycken) måste överföras till det nya systemet under implementeringen. Detta kan visa sig svårt då datan kan vara utspridd på många olika ställen i företaget. Det finns risk att företaget förlorar data, att datan är inkorrekt eller att den finns i dubbel uppsättning, vilket skapar problem när systemet går live.
Dataöverföringen kan göras på ett av två sätt: manuellt eller med hjälp av automatisering. Om företaget väljer att överföra datan manuellt kan detta vara ett bra tillfälle att rensa – gammal och irrelevant data kan raderas, likaså dubbletter. Inkorrekt data kan upptäckas och rättas till. Om företaget väljer att överföra datan med hjälp av automatisering kan detta spara tid. Oavsett vilken metod som företaget väljer, är det viktigt att validera datan innan systemet går live för att bekräfta att den överfördes korrekt.
Se till att alla i företaget förstår hur viktig dataöverföringen är och tilldela tydliga ansvarsområden gällande vem som har ansvar för att överföra vilken data.
5. Håll koll på kostnaderna
ERP-projekt är ökända för att gå över budgeten. En vanlig orsak till detta är att företaget underestimerar hur mycket tid och arbete projektet kräver, vilket leder till att det kostar mer pengar än ursprunligen planerat. När interna personalresurser inte räcker till kan det hända att företaget måste vända sig till dyra externa konsulter. En annan vanlig orsak till att projektet spräcker budgeten är den ovannämnda "scope creep"-situationen som innebär att företaget vill lägga till funktioner som inte fanns med i den ursprungliga planen vilket leder till fler kostnader.
Genom att göra upp en tydlig och realistisk plan och budget (med svängrum för oförutsedda problem och mindre kostnadsöverskridanden) och regelbundet kolla att projektet följer planen kan riskerna för stora kostnadsöverskridanden och dyra avvikelser från projektet minimeras.
6. Investera i kommunikation and förändringsledning
När företaget påbörjar en ERP-implementering, är det viktigt att inkludera alla intressenter i företaget och kommunicera:
- Varför företaget implementerar ett ERP-system
- Vad det nya systemet kommer att göra
- Vilka fördelar det nya systemet kommer att tillföra
- Vad som kan förväntas under implementeringsprojektet
Att få alla att acceptera bytet av system är nyckeln till en lyckad process. VD:n och ledningen måste investera tid i att kommunicera hur viktigt projektet är till resten av företaget och visa sitt fulla stöd för bytet. Bytet till det nya systemet kommer att medföra förändringar av de nuvarande arbetsprocesserna och därmed det också det dagliga arbetet. Detta kan leda till utmaningar om företagets anställda är missnöjda med förändringen. Därmed är det viktigt att kommunicera de olika funktionerna och fördelarna av det nya systemet till alla i företaget, i synnerhet de som kommer att använda systemet.
Det är också viktigt att överväga om bytet av system kommer att påverka olika affärspartners, företagen i leverantörskedjan eller kunderna. Se till att informera dessa om vad som ändras och hur det kan komma att påverka dem.
7. Erbjud träning
För att kunna använda det nya systemet och dra nytta av alla funktioner kommer de flesta att behöva träning. Erbjud träning som specifikt riktar in sig på behoven av olika roller och grupper i företaget. På så sätt kan de anställda lära sig att använda systemet, och kanske även bli mer accepterande av förändringen om de tidigare var skeptiska. Med hjälp av anpassat innehåll och praktisk träning kan anställda lära sig funktionerna som är relevanta för deras roll. Ett annat tillvägagångssätt är att välja ut några personer tidigt i processen och lära dem systemet. På så sätt kan de agera som mentorer till sina kollegor när det är dags för alla på företaget att börja lära sig systemet.
8. Kom ihåg arbetet efter implementeringen
När systemet har implementerats och har gått live återstår det fortfarande arbete. Företag tenderar att använda ERP-system i många år och därmed kommer det att finnas behov att utföra regelbundna kontroller, fixa problem som uppkommer och utveckla systemet så att det stödjer nya behov som uppkommer i företaget.
Efter att systemet har gått live är det viktigt att se till att det finns teknisk support till hands och hålla utkik efter potentiella problem. Om många personer gör samma fel eller har samma fråga indikerar detta ett problem som borde lösas antingen i systemet eller genom träning. Fortsätt att samla in feedback för att kunna identifiera problem och få idéer till framtida förbättringar.
Fortsatt läsning:
4 implementeringsstrategier för NetSuite ERP och hur du väljer
Webinar: NetSuite for Dummies – Understanding the Basics
Är du nyfiken på NetSuite, det första molnbaserade ERP-systemet, och fördelarna det kan ge din affärsverksamhet, men det är fortfarande lite för tidigt för en demo? Ladda ner inspelningen till vårt webinar från den 12 december för en introduktion till grunderna av denna kraftfulla affärsplattform.