10 vinkkiä parempaan henkilöstöhallintoon

1. Työntekijän eläkkeelle jääminen

Kahvipöytäkeskusteluissa kuulee monesti kollegalta kysyttävän: ”milloin jäät eläkkeelle?”. HR-näkökulmasta tämä on kuitenkin kysymys, jota emme saisi virallisesti työnantajana työntekijältä kysyä. Sama asia on kysyttäessä ”milloin jäät äitiyslomalle?” Miten voit kuitenkin ennakoida työntekijän eläkkeelle jäämistä työnantajana? Järjestä kehityskeskustelun tyyppinen yhteinen aika, jossa kysyt mielipiteitä työntekijältä siitä, millaisena hän näkee työtehtävänsä ensi vuonna. Kerro millaisia suunnitelmia yrityksellä on kasvuun ja miten nämä näkyisivät hänen tavoitteissaan. Kysy häneltä mielipidettä siitä, miten hänen työpanoksensa näkyisi tavoitteen saavuttamisessa ensi vuonna. Tämän kautta saatat hyvinkin saada ennakkoon tiedon siitä, millaisia suunnitelmia henkilöllä on eläkkeelle jäämisen suhteen.

2. Viestintä mielipahan poistajana

Kysyttäessä työntekijöiltä millainen on huonoin esimies tai kollega työhistoriassasi, vastauksena tulee kuin tykin suusta: ”se ei kertonut mistään mitään, kukaan tiimissä ei tiennyt missä mennään, se ei vastannut sähköposteihin eikä puheluihin”. Jos epäilet, että viestinnässäsi voisi olla parantamisen varaa, voit selvittää sen tällä yksinkertaisella testillä:

1. Kun saat puhelun etkä pysty vastaamaan, hylkäätkö puhelun automaattisella vastausviestillä, jonka puhelimen viestipohjat tarjoavat? Esim. ”Olen varattu, soita myöhemmin uudelleen.”
2. Kun saat sähköpostin jossa on esitetty kysymys tai selvityspyyntö sinulle mutta tiedät, että et ehdi paneutua asiaan heti tai joudut selvittämään asiaa usealta eri taholta ennen kuin saat vastauksen, kuittaatko viestin saaduksi ja kerrot, miten tai milloin aiot edistää asiaa?
3. Kun käyt palaverin, jossa saat tietoa tehtävään tai projektiin liittyen, jota edistää useampi henkilö kuin pelkästään sinä, kirjoitatko sähköpostin ”FYI”-aloituksella henkilöille, joiden arvelevat hyötyvän tiedosta?
4. Kirjoitatko jaettuun kalenteriisi out-of-office -merkinnän ja asetat poissaoloviestin sähköpostiin?

Mikäli vastasit yhteenkin kysymykseen ei, viestinnässäsi on vielä kehitettävää.

3. Itsenäisyys työelämässä.

Työidentiteetiltä vaaditaan jo nyt ja etenkin tulevaisuudessa sellaisia elementtejä, joiden ymmärtäminen ei ole vielä tarpeeksi laaja. Tällä hetkellä käsittelemme lähes viikoittain mm. tällaisia väittämiä:

• ”Nuo asetetut tavoitteet eivät todellakaan ole realistisia, ei minulta voida vaatia tällaisia.”
• ”Pääkonttori käskee, me joudutaan vaan tekemään.”
• ”En ehdi opettelemaan tuota uutta järjestelmää, on liikaa töitä.”

Kekkosta mukaillen: Kaikki syyt, jotka estävät meitä säännöllisesti vastuuttamasta itseämme kehittymään ovat tekosyitä. Itseohjautuvuuteen ja omaan aktiiviseen osallisuuteen perustuvat toimintatavat ovat edellytys pärjätä. Kukaan ei tuo ratkaisua tarjottimella eikä työrooli ole enää staattinen. Mitä jos kysyisit seuraavan kerran itseltäsi: Kuinka paljon rohkeutta uskallat tänään jättää käyttämättä? Jos haasteet tuntuvat liian suurilta, työnantaja voi tukea, mutta ei tehdä työtä puolestasi. Lähitulevaisuudessa voimmekin olla tilanteessa, jossa alisuoriutuminen on välillisesti suurin irtisanomisperuste.

4. Tarvitseeko meidän noudattaa TES:iä?

Kun yrityksen menestyessä siirrytään yrittäjästä työnantajaksi, astuu kuvaan lista velvollisuuksista, joita yrityksen tulee noudattaa. Kannattaa varmistua mm. siitä, tuleeko yrityksen noudattaa työsopimuksissaan TES:iä. Tätä kysytään paljon ja erityisesti tietynkaltaisissa asiantuntijatöissä jossa palvelutarjonta on monialaista, ei TES:iä löydykään niin yksiselitteisesti. Yrityksen sisällä voi olla myös yksittäisiä erillisiä yhtiöitä, joissa on noudatettava eri TES:ejä.  Joskus TES-valinta tehdään kiireessä ja kirjoitetaan työsopimuksiin, työsopimuksia monistetaan vuosien varrella ja kirjaus seuraa läpi kaikkien työsopimusten. Olen nähnyt monta tapausta, jossa TES-valinta on ollut virheellinen. Tästä seuraa, että yrityksen kasvaessa saatetaan joutua maksamaan myöhemmin virheen paljastuttua takautuvasti isoja summia mm. maksamatta jääneistä lisistä tai poissaolokorvauksista.  Kannattaa aina tarkistaa työoikeuteen perehtyneeltä lakimieheltä, onko yrityksesi noudatettava TES:iä. Noudatettavuudesta kertoo mm. työntekijöidesi järjestäytyneisyys, rekisteröity yrityksen toimiala, muiden toimialalla toimivien yritysten järjestäytyneisyys jne.Kyseessä ei olekaan aivan helppo nakki lähteä yksin selvittämään.

5. Ulkomaalaisen työntekijän työllistäminen

Ulkomaalaisista osaajista löytyy monelle kasvuyhtiölle loistavia työntekijöitä, Ulkomaalaisen työllistämiseen kannattaa panostaa kuitenkin eri tavalla, etenkin jos kyseessä on tuore maahanmuuttaja, jotta henkilö aidosti sitoutuu pitkäaikaiseen työskentelyyn ja kokee tulleensa kohdelluksi arvostavasti. 1. Työlupa: Ennen työsopimuksen solmimista kannattaa varmistua siitä, millainen työlupa henkilölle täytyy hakea. Maahanmuuttoviraston ja Suomen suurlähetystön sivuilta löytyy paljon lisätietoa. Asiantuntijatehtäviin lupa on saatavissa nopeutetusti. Ohjaa kandidaattia hakeutumaan omassa maassaan Suomen tai muun EU-maan suurlähetystöön selvittämään asia. 2. Asunto: Asuntomarkkinamme ovat ulkomaalaiselle hepreaa, ja tietoa on todella huonosti tarjolla netissä englanniksi. Tarjoa väliaikainen asunto työsuhteen alkuun, se helpottaa. 3. Asiointi: Jopa kaupassakäynti on monelle uutena maahan tulevalle vaikeaa, puhumattakaan julkisesta liikenteestä tai virastoista. Kiinnitä yrityksestäsi henkilölle kummityöntekijä, joka viettää aikaa perusasioiden hoidossa henkilön kanssa ja ohjeistaa suomalaiseen kulttuuriin ja toimintatapoihin. Kummityöntekijöistä on hyviä kokemuksia, ja yhteistyö antaa molemmille paljon!

6. Uupumisen ennaltaehkäisy

Jatkuva parantaminen, rohkea kokeilu ja kova vauhti päällä ovat monella kasvuyhtiölle perusarkea. Samalla kun rakennetaan yrityksen ”peruskuntoa”, myydään ja luodaan jo uutta päälle. Riskinä tässä on uupuminen, niin tiimillä kuin johtajallakin.

Muutamia kysymyksiä, jolla pystyt käymään niin itsesi, kuin rasittuneen tiiminjäsenen kanssa keskustelua: 1. Kumpaan fokusoit enemmän, ennakoivaan, pitkäjänteiseen suunnitteluun vai tulipalojen sammuttamiseen? 2. Johdatko omaa verkostoasi, eli hakeudutko kollegoidesi luokse käydäksesi omaa työtäsi hyödyttäviä keskusteluja vai meneekö aikasi kiireisten asioiden suorittamiseen? 3. Mitkä asiat sinua motivoivat? Miten ne näkyvät työssäsi ja ajankäytössäsi? Aseta päivätavoite työllesi, muodosta rajat omalle toimellesi ja muista terve itsekkyys (kaikkia ei tarvitse miellyttää). Mieti mitä haluat kehittää ja aseta sille tavoite. Seuraa ajankohtaisia julkaisuja työllesi, niin tiedät mistä puhutaan – saatat saada ratkaisun isollekin asialle pähkäilemättä sitä itse. Käytä energiaa oikeisiin asioihin – Et ole yksin.

7. Työnohjaus haastavan tilanteen tukena

Johtajien kanssa keskustellessa kuulen välillä turhautumista siitä, kuinka heidän henkilöstöstään pystyy osoittamaan sormella ne, jotka ovat jatkuvasti sairaslomalla, eivät hoida töitään kunnolla tai aiheuttavat tekemisillään haittaa muiden työlle. Rohkea HR voi aina auttaa näissä, tätä työtä mekin teemme päivittäin asiakkaillemme, mutta harva muistaa, että työterveydestä kannattaa kysyä työnohjausta. Työnohjaus on yleensä psykologin toteuttamaa, ja auttaa mm. seuraaviin asioihin: työn laatu ja tehokkuus paranee, työntekijän ammatillinen identiteetti vahvistuu, työssä jaksaminen paranee, työyhteisön ilmapiiri paranee ja poissaolot vähenevät, esimiestyö ja johtaminen kehittyvät ja työntekijän perustehtävä kirkastuu. Työntekijä saa luottamuksellisissa keskusteluissa reflektoida tapahtumia, konflikteja tai saamaansa palautetta. Työnohjaaja ei tarjoa nenäliinoja, vaan konkreettisia työkaluja siihen, miten henkilö pystyy suhtautumaan, reagoimaan tai toimimaan toisin tilanteissa tai työtehtävissä, jotka on kokenut haastaviksi. Tämä auttaa monelle siinä vaiheessa, kun esimieheltä loppuu keinot.

8. Myöhästely koko työyhteisöä rasittavana tapana

Kun joukko on pieni, ketään ei välttämättä haittaa, vaikka palaveri myöhästyisi ja jatkaisi samassa neukkarissa silti loppuun. Mahdollinen seuraava sisäinen palaveri myöhästyy, mutta koska samat ihmiset ovat sielläkin, ei se haittaa. Tämä käytäntö jää vaan harmiksi päälle monella, kun firma kasvaa. Neukkarilla on jo tarve vapautua, mutta tietyt henkilöt eivät sen vakavuutta ymmärrä – eihän se haitannut vielä vuosi sitten. Tai seuraava palaveri on jo alkanut 15 min sitten – vuoden jälkeen siellä saattaa olla 5 muuta vihaisena, kun tulet palaveriin myöhässä. Tässä pari keinoa opetella pois tästä tavasta:

1. Jos sinua häiritsee tämä, anna palautetta tapahtuman aikana kollegallesi. Kerro, ettet ole varma kokeeko henkilö yhteisen aikanne tarpeettomaksi, kun jatkuvasti myöhästyy aloituksesta. Kysy, onko palaverin sisältö hyödyllistä molemmille.
2. Pyydä kokouksen isäntää muuttamaan usein viivästyvän palaverikutsun pituutta.
3. Sovi palaverille – tai pyydä palaverin isännältä – selkeä agenda tapaamiseen. Aloita yhteenveto action pointeineen 10 minuuttia ennen palaverin päättymistä.

  9. Valvontakamera työpaikalla

Monissa hoitolaitoksissa tai kaupoissa käytetään videovalvontaa turvallisuussyistä. Meiltä on kerran kysytty, saako esimies käyttää valvontakameramateriaalia tarvittaessa apuna, jos työntekijä kieltää keskustelussa heikon suoriutumisensa työpaikalla ja mahdollisesti on myös näpistänyt tavaraa? Vastaus tähän on ei. Videokameramateriaalia saa käyttää ainoastaan siihen tarkoitukseen, mihin se on tarkoitettu eli turvallisuudesta huolehtimiseen. Esimies ei saa viitata suoriutumiskeskustelussa siihen, että hän on nähnyt valvontakamerasta henkilön olevan liikaa toimettomana työtehtävissään (tällainen tarkkailukin on kiellettyä). Edes näpistysepäilystä ei kannata suoraan lähteä keskustelemaan ”kiristäen” henkilöä videokameramateriaalilla.  Suoriutumisen ollessa kyseessä, viitataan aina saatuihin palautteisiin esim. muilta työntekijöiltä tai asiakkaalta, tai siihen, että työssä asetetut tavoitteet eivät ole tulleet saavutetuksi. Tätä kautta todennetaan ilman mitään erityistä todistusmateriaalia se, että henkilö suoriutuu töissä heikosti ja työsopimuksen velvoitteet eivät toteudu. Näpistysepäilyn ollessa kyseessä viitataan puutteellisiin saldoihin tai käteisvaroihin. Videokameramateriaalia saa käyttää rikoksen selvittämiseen.

10. Miten olla hyvä esimies?

Viimeinen vinkki on lyhyt ja ytimekäs, sillä vastaus kysymykseen löytyy siitä, että annat päivittäin tiimillesi aikaa ja olet kiinnostunut heistä aidosti. Miten voit sanoittaa sitä, että välität ja millä tavalla saat myös työntekijän mielipiteen kuuluviin? Tässä helppo runko keskustelulle, jonka voit pitää vaikka viikoittain tiimisi jäsenten kanssa kahden kesken.

1. Yleiset kuulumiset (miten eilinen/loma/viikonloppu meni?) 2. Työpaikan kuulumisia (miltä työn tekeminen on tuntunut, onko kuormitusta liikaa/sopivasti/liian vähän, onko tullut haastavia tilanteita) 3. Kysy suoraan, miten voit tällä viikolla olla avuksi esimiehenä? Kysy myös vastapalvelusta, miten työntekijä voisi olla tällä viikolla avuksi esimiehelleen? 4. Tavoitteiden kertaus viikolle/kuukaudelle 5. Kysy, mitä työntekijä haluaisi, että kehitettäisiin tällä viikolla 1. prioriteettina? Tässä ei kannata tavoitella isoja, vaan mikä olisi mahdollisimman alhaalla roikkuva omena, jonka voi poimia puusta helposti pienellä työllä?