Tähän aikaan yhtiöiden vuosikellossa viimeistellään budjetointia ja ensi vuoden tavoitteita. Esimiesten tehtäväksi annetaan joka vuoden lopuksi asettaa tavoitteet tiimilleen, ja perinteisesti samaan aikaan monissa sosiaalisen median kanavissa aktiiviset esimiehet nostavat keskusteluja tavoitteiden asettamiseen ja saavuttamiseen liittyen. Miten onnistua tavoitteiden asettamisessa tiimille niin, että ne ovat linjassa yhtiön strategisiin tavoitteisiin ja mielellään selkokielisiä ilman strategia-jargonia, josta on vaikea tarttua kiinni päivittäisessä työssä?

Tavoitteet ovat kompassimme työssä, jotta kohdistamme työntekoamme oikeisiin asioihin. Jos kompassi toimii virheellisesti, suunnistaja voi eksyä – ja työssä väärä tavoite voi olla henkilökohtaisesti vahingollinen tai yrityksen kohdalla johtaa pahimmillaan konkurssiin. Esimiehen tärkein tehtävä on järjestää aikaa kahdenkeskisille tavoitekeskusteluille tiimin kanssa. Jos tähän ei löydy aikaa, tiimisi on joko liian suuri, sinulla on liikaa ad hoc-töitä tai suosittelen tarkastelemaan uudelleen koko fokustasi esimiestyössäsi.

Hyvä muistisääntö oikeiden tavoitteiden löytämisessä tiimiläisten kanssa kahdenkeskisissä tavoitekeskusteluissa on paljon käytetty SMART. Pohdi, onko tavoite:

  • Specific (yksikäsitteinen)
  • Measurable (Mitattava)
  • Achievable (saavutettavissa oleva)
  • Relevant (merkityksellinen)
  • Time-Bound (aikataulutettu)

Esimerkki:

Yhtiön yksi strategisista tavoitteista vuodelle 2020 on ”Asiakaskokemuksen parantaminen”. Teknisestä suunnittelusta vastaava suunnittelupäällikkö lähettää tavoitekeskustelukutsut koko tiimilleen 1-2-1-palavereina ja miettii ennen tavoitekeskusteluja, mitä meidän tiimissä voidaan tehdä asiakaskokemuksen parantamiseksi?

Suunnittelupäällikkö on saanut palautetta asiakasprojektien päälliköiltä, että suunnittelijoiden suurin haaste on ollut sovituissa aikatauluissa pysyminen. Tämä on aiheuttanut sen, että projektipäälliköt ovat joutuneet selittelemään asiakkaille useaan otteeseen syitä sille, miksi piirrokset ovat myöhässä. Suunnittelupäällikön vastuulla on korjata tämä asia, joten hän päättää, että yksi avaintavoite koko suunnittelutiimille on tällöin selkeä, eli aikataulussa pysyminen.

1-2-1 tavoitekeskustelussa suunnittelupäällikkö kertoo taustaksi saamansa palautteen ja johdatuksen siihen, miksi jokaiselle 1. avaintavoite vuodelle 2020 on ”aikataulussa pysyminen”. Jokaisen tiimiläisen kanssa on erilainen keskustelu siitä, mitkä asiat toiminnassa johtavat jatkuviin aikatauluista myöhästymisiin ja miten niissä voisi parantaa.

Eräs toi esille erään projektipäällikön tavan tuoda vastuut esille epäselvästi, jolloin aikatauluista ei ole tarkkaa tietoa. Toinen toi esille asiakkaan muuttuvat vaatimukset projektissa, jotka johtavat siihen, että prioriteetit muuttuvat lennosta ja tiettyjä asioita ei voi saada valmiiksi uusien aikataulujen puitteissa. Kolmas kertoi, kuinka suunnitteluohjelma ei toimi oikein, jonka vuoksi hän joutuu käyttämään ylimääräistä aikaa.

Ensimmäisen kanssa sovittiin seuraavasti: Tavoitteeksi sovittu aikataulussa pysyminen. Tavoitteen saavuttamista mitataan sillä, että seuraavan puolen vuoden aikana projektien kaikki piirrokset on toimitettu projektissa sovittuihin aikatauluihin.  Jotta tähän päästään, sovittiin, että sekä esimies että suunnittelija itse keskustelevat epäselvästi vastuita jakavan projektipäällikön kanssa, miten tarkasti tietoja tulisi toimittaa, jotta piirrokset ovat jatkossa aikatauluissa. Myös asiakkaan aikataulumuutoksista tulee ilmoittaa paremmin suunnittelijoille heti, kun ne ovat tiedossa. Paras tapa nopealle tiedonsiirrolle on yhteisen projektinhallinta-alustan käyttöönotto, jota ehdotettiin projektipäällikölle. Suunnittelijalle tämä tavoite muodostuu merkitykselliseksi, kun hän haluaa onnistua työssään ja kokee myös, että aikataulussa pysyminen on projektimuotoisessa työskentelyssä yksi hänen suoriutumisensa perusasioita.

Toisen henkilön osalta esimies kävi keskustelua siitä, miten vaihtuvat asiakastilanteet ovat projektityöskentelyssä jatkossakin varmasti arkipäivää. Keskustelussa pohdittiin, miten meistä jokainen voisi itse suhtautua hektiseen työskentelyyn, palautua työstä vapaa-ajalla ja toisaalta löytää asioita, jonka avulla mukautuminen muuttuviin tilanteisiin olisi helpompaa. Esimies kehotti henkilöä keskustelemaan asiakkaan projektipäällikön kanssa tilanteesta, miten muutoksia voitaisiin hallita paremmin. Yksi ratkaisu oli, että suunnittelija itse osallistuu jatkossa pre sales -työhön ja jo alkuvaiheen suunnittelussa konsultoi asiakasta projektin vaatimuksista. Näin asiakkaalle hahmottuu jo alkuvaiheessa tarve paremmin ja nopeat muutokset vähenevät.

Kolmannen henkilön kanssa keskusteltiin lisää suunnitteluohjelman toiminnallisuuksista. Päätettiin henkilön lisäkoulutuksesta järjestelmän käyttöön ja yhteistyöstä järjestelmän pääkäyttäjän kanssa, jos toiminnallisuuksille on tehtävissä jotain, mikä helpottaisi työskentelyä. Tästä keskustelusta henkilölle asetettiin toinen tavoite aikataulussa pysymisen lisäksi – ohjelmisto-osaamisen lisääminen.

Konkreettisia tavoitteita on välillä vaikea määrittää, mutta kun ajatellaan päivittäistä työskentelyä ja keskustelua kollegojen kanssa, monet päivittäiset haasteet ja asiakaspalautteista esille nousevat asiat ovat yksinkertaisuudessaan muodostettavissa tavoitteiksi jokaisen työlle. Lisäksi linkki strategiaan on aina löydettävissä, kuten yllä olevassa esimerkissä esimies oli oman tiiminsä osalta löytänyt. Asiakaskokemuksen parantamiseen löytyi suunnittelutiimistä selkeä iso yhteinen tavoite aikataulutuksen onnistumisesta, perustuen palautteisiin vuoden aikana.

Esimies, näin saat tiimisi loistamaan vuonna 2020:

  1. Tutustu yhtiön strategiaan ja kasvata ymmärrystäsi siitä
  2. Mieti, mikä rooli tiimilläsi on osana strategian toteutumista
  3. Muodosta TOP 3 tavoitteet koko tiimillesi ja kerro ne koko tiimille yhteisessä palaverissa
  4. Mieti jokaisen tiimiläisesi kanssa 1-2-1-keskustelussa, miten hän voi omalla työllään osallistua TOP 3 tavoitteiden saavuttamiseen. Tehkää näistä henkilökohtaiset tavoitteet SMART-muistisäännön mukaisesti.

Mikäli kaipaatte tavoitteiden asettamiseen tukea, valmennusta tai sparrailukumppania, Starian HR-palvelutiimin ammattilaiset ovat käytettävissäsi.

Haluatko kuulla aiheesta lisää? Ota yhteyttä ja etsitään ratkaisut liiketoimintanne tarpeiden tukemiseksi.

Ida Kuvaja

Ida Kuvaja
Director, HR & Payroll Services
ida.kuvaja@staria.com
+ 358 40 8457 411

Esimies, näin saat tiimisi loistamaan vuonna 2020