Neljä askelta onnistuneeseen ohjelmistorobotiikkaprojektiin

Onko yrityksenne tavoitteena aloittaa ohjelmistorobotiikkaprojekti (Robotic Process Automation, RPA)? Ennen robotiikka- ja tekoälyprojektin käynnistämistä olisi hyvä huomioida neljä projektin askelmaa. Alkuun pureudutaan itse prosessiin, seuraavaksi pyritään hyödyntämään olemassa olevat järjestelmät tehokkaasti. Tämän jälkeen aletaan luomaan ohjelmistorobottia, joka tarvittaessa rikastetaan tekoälyllä, jos ohjelmistorobotin (lue: sen kehittäjän) rahkeet eivät riitä ratkaisemaan jotain prosessin kannalta oleellista ongelmaa tai päätelmää.

Laadukkaan ohjelmistorobottiprojektin rakenne kohti älykästä automaatiota

1. Määrittele prosessi ja sen vaiheet

Ensinnäkin, ohjelmistorobotteja kannattaa rakentaa vain tarpeeseen, jos mitään hyötyä halutaan saavuttaa. Tunnistettu tarve ohjelmistorobotille on yleensä jokin prosessi, joka työllistää ihmisiä, mutta sen suorittamiseksi ei tarvita juurikaan inhimillistä päättelykykyä tai kommunikointia.

Paljon voidaan saada aikaan jo pelkän prosessin kehittämisellä. On hyvä selvittää ja pohtia sisältääkö prosessi vaiheita, jotka eivät tuota mitään arvoa kenellekään, mutta niin on totuttu toimimaan? Luodaanko prosessissa esimerkiksi raportteja, joita kukaan ei koskaan lue? Tai tallennetaanko prosessissa tiedostoja levyn kulmalle ilman, että kukaan niitä mihinkään oikeasti tarvitsee, koska samaan tietoon pystyy porautumaan järjestelmän sisälläkin.

2. Selvitä voidaanko olemassa olevia järjestelmiä hyödyntää paremmin

Kun automatisoitava prosessi on käyty läpi vaihevaiheelta ja todettu, että kaikille prosessin sisältämille toimille löytyy aito tarve, voidaan siirtyä tarkastelemaan järjestelmiä, joissa prosessia suoritetaan. On hyvä selvittää, pystytäänkö olemassa olevia järjestelmiä hyödyntää tehokkaammin prosessin kannalta. Onko järjestelmiin julkaistu ominaisuuksia, joita ei ole otettu käyttöön tai onko saatavilla esim. maksullisia lisäosia, jotka suoraviivaistavat prosessia merkittävästi?

3. Määrittele prosessi ohjelmistorobotille

Kun järjestelmän toiminnallisuudet on kartoitettu ja ominaisuudet arvioitu prosessin tarpeiden kannalta, voidaan järjestelmän mahdollisia puutteita lähteä paikkaamaan ohjelmistorobottien avulla. Ohjelmistorobotit pystyvät käyttämään järjestelmiä käyttöliittymän kautta varsin monipuolisesti. Ohjelmistorobotit myös kommunikoivat rajapintojen kautta järjestelmien kanssa. Ohjelmistorobotti on monesti parhaimmillaan esimerkiksi integroimassa kahta järjestelmää, joista toinen ei sisällä mitään mahdollisuuksia rajapintojen kautta tehtävään integraatioon. Tällöin ohjelmistorobotti kommunikoi modernimman järjestelmän kanssa rajapinnan läpi ja toista järjestelmää ohjelmistorobotti käyttää käyttöliittymän kautta.

4. Selvitä tarvitaanko tekoälyä

Ohjelmistorobotti pystyy suoriutumaan omatoimisesti prosesseista, joissa tarvittavat päätökset ovat kuvattavissa perinteisten ehtolausekkeiden avulla ja päätöksiin tarvittava informaatio on digitaalisessa sekä rakenteellisessa muodossa. Näin ei kuitenkaan aina ole. Silloin on tarpeen pohtia voiko jokin olemassa oleva tekoälytoteutus tarjota ratkaisun tai pyritäänkö tunnistettu päätöksenteko ratkaisemaan koneoppisen avulla luodun toiminnallisuuden avulla.

Valmiita tekoälyratkaisuja löytyy jo nykypäivänä paljon erilaisia ja niiden lukumäärä kasvaa jatkuvasti. Mm. Microsoftilta ja Googlelta löytyy kattavasti työkaluja tekstin analysointiin, kääntämiseen ja tunnistamiseen vaikkapa kuvasta. Nämä ovat kuitenkin työkaluja hyvin yleisiin ongelmiin eivätkä siis tarjoa apua yksittäisen yrityksen yksittäiseen päätöksentekoon, jota prosessissa pitäisi pystyä tuottamaan. Silloin ratkaisua voidaan hakea koneoppimisesta.

Koneoppiminen osana robotiikkaprojektia

Kuten termistä koneoppiminen saa jo vihiä on silloin tarkoitus opettaa kone tekemään päätöksiä. Useimmiten kone saadaan opetettua tekemään päätöksiä ennakkopäätösten avulla. Eli esimerkiksi ihminen tai ryhmä ihmisiä on tehnyt vastaavia päätöksiä osana prosessia aiemmin ja nyt kone opetetaan tekemään vastaavia päätöksiä noiden päätösten perusteella. Jotta konetta voidaan opettaa, täytyy tuon päätöksen tekemiseen vaadittavat syötteet sekä syötteistä ihmisen päättelemät lopputulokset olla tallessa sekä käytettävissä. Nämä kaksi asiaa eli syötteet ja päätökset yhdistämällä voimme lähteä opettamaan konetta ja saavuttaa toiminnallisuus, joka tuottaa päätöksiä tarpeeksi korkealla luotettavuudella prosessin kriittisyys huomioiden.

Täytyy muistaa, että kone oppii varsin tehokkaasti tekemään samanlaisia päätöksiä kuin sille on opetusaineistona annettu eli myös ristiriitaiset ja virheelliset päätökset opitaan ja ne vaikuttavat toteutuksen tuottamiin päätöksiin. Opetusaineiston laatuun onkin siis syytä kiinnittää huomiota. Vaikka usein puhutaan, että opetusaineiston määrä ratkaisee tekoälyn laadun niin ennemmin rajataan kokoa ja varmistetaan, että opetusaineiston sisältämät päätökset ovat mahdollisimman yhdenmukaisia ja virheettömiä siihen nähden millaisia päätöksiä toteutuksen halutaan tulevaisuudessa omatoimisesti tekevän. Kun kone on opetettu tekemään päätöksiä ja tämä toiminnallisuus yhdistetään projektin aiemmassa vaiheessa luotuun ohjelmistorobottiin, aletaan puhua älykkäästä automaatiosta.

Ohjelmistorobotti on hyvä liikuttamaan dataa järjestelmissä ja niiden välillä. Ohjelmistorobotti selviytyy yksinkertaisista päätöksistä, mutta tekoäly ja koneoppiminen on oiva työkalu saamaan kaiken irti prosessiin liittyvästä datasta, kun prosessi on tarvetta automatisoida ja prosessin kannalta oleellista päätöksentekoa on käytännössä mahdoton ohjelmoida perinteisin menetelmin.