Monissa pk-yrityksissä varastonohjausjärjestelmä ei itseasiassa olekaan yksi yhtenäinen ja kokonaisvaltainen järjestelmä, vaan varastonohjaus koostuu enemmänkin erilaisista viritelmistä eri järjestelmien välillä ja monimutkaisista Excel-taulukoista, jotka eivät tarjoa luotettavaa ja ajantasaista näkyvyyttä varastoon. Yleensä kasvavat yritykset kuitenkin huomaavat nopeasti, että varaston tapahtumien kunnollinen seuraaminen tuo mukanaan monia liiketoimintaetuja, kuten esimerkiksi kustannussäästöjä, reagointikykyä prosesseihin ja paremman asiakaskokemuksen kautta lisää myyntiä.
Vaikka liiketoimintasi olisi pienempää kuin toimialasi kirkkaimpien tähtien, on varastonohjauksesi todennäköisesti yhtä monimutkainen prosessi kuin isommilla kilpailijoillasi. Myös pk-yrityksien on mahdollista hyödyntää pilvipohjaisen varastonohjauksen etuja, ja nostaa toimintatavat tasolle, joka kilpailee suurempien yritysten kanssa – kunhan varastonohjausjärjestelmä on valittu oikein omaan liiketoimintaan sopivaksi.
Mitkä ovat kolme tärkeintä asiaa, jotka on otettava huomioon varastonohjausjärjestelmää valittaessa?
1. Millaisia haasteita yritykselläsi on varastonohjauksessa?
Onko varastossasi usein liikaa tai liian vähän tavaraa? Pystytkö erittelemään varaston osat (vara-, täydennys- ja normaalivarasto) toisistaan tehokkaasti ja tarkasti? Onko näkyvyys usean varastokohteen ympäristössä puutteellista? Onko kysynnän vaihteluihin vaikea mukautua kustannustehokkaasti?
Isoimpien haasteiden tunnistaminen helpottaa sopivan varastonohjausjärjestelmän valintaa. Esimerkiksi jotkut pilvipohjaiset talousjärjestelmät ovat riittäviä yhden varaston yksinkertaisessa ohjauksessa, mutta eivät toimi monikanavaisessa ja usean varastokohteen ympäristössä.
Järkevintä on etsiä ratkaisu, joka tarjoaa kehittyneitä ominaisuuksia (kuten esim. mobiilitoiminnot ja älykäs rekisterien hallinta), sillä vaikka et tarvitsisi niitä juuri nyt, liiketoimintasi kasvaessa niistä tulee nopeasti tarpeellisia.
Lisäksi on hyvä varmistaa, että järjestelmä on tarpeeksi joustava ja skaalautuva. Järjestelmästä tulisi löytyä valmiita toimintoja perusprosessien pyörittämiseen, mutta samalla sen tulisi olla helposti räätälöitävissä ja konfiguroitavissa, sillä järjestelmän tulee mukautua yrityksesi prosesseihin, eikä toisin päin.
Lue myös: Varastonohjaus on tärkeä osa koko toimitusketjun optimointia
2. Pitääkö varastonohjausjärjestelmä integroida johonkin?
Nykyisin yhä useammalle yritykselle monikanavaisuuden hallinta on ratkaiseva tekijä varastonohjausjärjestelmää valittaessa. Reaaliaikaista dataa halutaan saada saumattomasti kaikista markkinapaikoista, fyysisistä varastoista ja myymälöistä ja omasta verkkokaupasta, jotta voidaan varmistua siitä, että asiakkaat saavat ostamansa tuotteet juuri silloin kun pitää. Siksi yksi tärkeimmistä kriteereistä hyvälle varastonohjausjärjestelmälle on se, että se voidaan integroida mm. kassajärjestelmiin ja verkkokauppa-alustoihin helposti avoimien rajapintojen kautta.
Saumaton monikanavaisuuden hallinta on nousemassa tärkeäksi erottautumistekijäksi kaikessa kaupan teossa. Yritysasiakkaat odottavat, että tilausprosessi noudattaa kuluttajakaupasta tuttua kaavaa, huolimatta siitä tehtiinkö tilaus verkossa, puhelimessa tai suoraan myyjän kautta.
Integroidun varastonohjausjärjestelmän ansioista data on ajantasaista ja tarkkaa kaikissa järjestelmissä, minkä ansiosta voidaan muodostaa näkymiä erilaisiin trendeihin ja liiketoiminnan tehokkuuteen. Esimerkiksi taloushallintojärjestelmän integraation myötä varasto voidaan kirjata talouden raportteihin tarkasti, mikä parantaa liiketoiminnan ennustettavuutta ja johtamista.
3. Ketkä käyttävät varastonohjausjärjestelmää?
Yksi suurimmista haasteista minkä tahansa teknologian käyttöönotossa on muutoksenhallinta. Automatisoituun varastonohjaukseen siirtyminen vaatii ylhäältä alaspäin tulevaa tukea, mutta myös järjestelmän toimittajalla ja käyttöönottokumppanilla on tärkeä rooli koulutuksen ja avun tarjoamisessa. Hyvä käyttöönottokumppani huolehtii tuesta vielä pitkään käyttöönoton jälkeenkin ja rakentaa järjestelmän sisään tarvittavat ominaisuudet kouluttamista ja opettelua varten – tarjoten lisäksi henkilökohtaista koulutusta ja jatkuvaa verkkotukea.
Helppokäyttöinen ja selkeä järjestelmä on luontevammin omaksuttavissa, kuin esimerkiksi järjestelmä, joka vaatii käyttäjiä jatkuvasti vaihtelemaan näyttöjä tai noudattamaan työnkulkuja, jotka eivät oikein sovi henkilön työnkuvaan. Varastonohjausjärjestelmä, joka on intuitiivinen ja johon pääsee käsiksi turvallisesti ajasta ja paikasta riippumatta, helpottaa perehdytysprosessia ja muutoksenhallintaa.
Yksi hyvä vaihtoehto varastonohjaukseen on NetSuite. Asiakastutkimuksissa havaittuja sen hyötyjä ovat:
- 20-30% pienemmät varastokustannukset
- 60-80% vähemmän jälkitoimituksia
- 2-10% liikevaihdon kasvua
- 1-5% korkeampi myyntikateprosentti
Kunhan valintaa tehtäessä pidetään mielessä oman liiketoiminnan haasteet ja tarpeet, tarvittavat integraatiot, asiakaskokemus sekä järjestelmän käyttäjät, on varastonohjausjärjestelmän hankintaan hyvät lähtökohdat. Lisäksi hyvä käyttöönottokumppani auttaa kartoittamaan liiketoiminnan tarpeita ja niihin sopivaa ratkaisua.
Lue lisää täältä: NetSuite tukkukauppaan ― Pysy kilpailukykyisenä kokonaisvaltaisen liiketoiminta-alustan avulla
