Onnistuneen ERP-projektin hallinta

Vaikka teknologia on kehittynyt ja muuttunut valtavasti viime vuosikymmenien aikana, ERP-käyttöönotot eivät ole muuttuneet samassa suhteessa. ERP-toimittajat puhuvat pilvipohjaisista järjestelmistä, ketteristä käyttöönottomenetelmistä ja ennalta määritellyistä ratkaisuista asioina, jotka ikään kuin takaavat käyttöönottoprojektin menestyksen, mutta tosiasia on, että projektit eivät aina onnistu toivotulla tavalla.

Onnistuneen ERP-käyttöönoton ei pitäisi kuitenkaan olla utopistinen tavoite, jonka vain harvat ja valitut yritykset saavuttavat. Onnistuminen on itseasiassa yksinkertaisempaa kuin mitä moni saattaa luulla, mutta yritysten on pystyttävä haastamaan ERP-toimittajien ja suurien ERP-järjestelmäintegraattoreiden tyypilliset toimintatavat. Toisin sanoen, tarvitaan uudenlaista ajattelutapaa.

Kymmenvaiheinen menetelmä onnistuneeseen ERP-projektiin:

1. ERP-projektin vision ja strategian määrittely

Selkeän strategian määritteleminen ja sen soveltaminen käytäntöön on yksi ensimmäisistä onnistuneen ERP-käyttöönoton vaiheista. Moni yritys aloittaa uuden ERP-järjestelmän käyttöönottoprojektin pakon edessä – joko siksi, että heidän nykyinen järjestelmänsä on vanhentunut tai koska he ovat kasvaneet ulos sen tarjoamista ominaisuuksista.

Riippumatta siitä, kuinka kiire järjestelmävaihdolla on, menestykseen tarvitaan selkeä visio ja strategia. Tarkempiin tavoitteisiin on syvennyttävä huolella, pelkkä "korvaa nykyinen järjestelmämme" ei riitä. Alla on joitakin yleisimpiä (ja hyödyllisiä) tavoitteita:

• asiakaskokemuksen parantaminen
• järjestelmätoimintojen vakiointi
• myyntiprosessien joustavuuden maksimointi
• varastotasojen optimointi
• raportointi.

Nämäkin tavoitteet ovat silti vasta alkua. Yritysten johtoryhmissä on myös tarkennettava, mitä nämä tavoitteet tarkalleen ottaen tarkoittavat ja miten ne liittyvät ERP-käyttöönottoon. Esimerkkinä, mitä halutaan tarkalleen ottaen standardoida? Mitkä ovat yrityksen vahvuudet kilpailijoihin verrattuna? Mitkä ovat ERP-järjestelmän rajoitukset ja heikkoudet?

2. Tee valinta huolella, mutta vitkastelematta

Kun valitaan uutta ERP-järjestelmää, valintaprosessissa tullaan usein törmäämään puolueellisiin ERP-toimittajien analyyseihin, ja prosessi jää helposti vaiheeseen. Toimittajat keskittyvät enemmän vastaamaan asiakkaan kaikkiin kysymyksiin "kyllä", kuin huolehtimaan siitä, että yrityksen tarpeet kartoitetaan hyvin ja niihin tarjotaan oikeanlaista ratkaisua. ERP-konsultit ja sisäiset projektiryhmät saattavat tarjota vaillinaisia ja puolueellisia analyysejä, jotka tekevät päätöksenteosta entistäkin vaikeampaa.

Koska yrityksillä aika ja resurssit ovat rajallisia, jokainen valintaprosessiin investoitu euro ja tunti on pois kriittisemmästä toteutusvaiheesta. Siksi on tärkeää valita ERP-järjestelmä ja projektin toimittaja mahdollisimman tehokkaasti. Yritys voi halutessaan käyttää riippumattoman ERP-konsultin apua saadakseen puolueettoman näkökulman järjestelmä- ja kumppanivalintaan. On kuitenkin hyvä huomioida, että ulkopuolisen tahon käyttäminen saattaa pidentää valintaprosessiin vaadittavaa aikaa.

Lue myös: ERP-järjestelmän ostoprosessi

3. Vahva toteutus on tärkeämpi kuin täydellinen järjestelmävalinta

Edelliseen kohtaan viitaten, yritysten kannattaa yleensä panostaa enemmän hyvään käyttöönottoprojektiin kuin täydellisen ERP-järjestelmän etsimiseen. Analysoimalla liian monia vaihtoehtoja liian kauan tuottavuus laskee ja liiketoiminta kärsii.

Tyypillisesti yrityksillä on 3-5 realistista ja käyttökelpoista vaihtoehtoa, joista he voivat valita omiin tarpeisiinsa parhaiten vastaavaan järjestelmän. Mitä nopeammin saat listattua oman yrityksesi tarpeet, sitä vähemmän käytät aikaa sellaisten järjestelmien analysointiin, jotka eivät alun perinkään olisi sopineet yrityksellesi. Kun yrityksesi tarpeet ovat selvillä, eteneminen seuraavaan vaiheeseen on nopeaa. Järjestelmien analysointiin ei kannata käyttää kuukausia, sillä todennäköisesti ne kaikki toimivat melko hyvin yrityksessäsi.

4. Helppoja ratkaisuja ei ole olemassa

Kun kuulemme, että jokin uusi, vallankumouksellinen teknologia tai järjestelmä on avain ERP-käyttöönoton ongelmien ratkaisemiseen, on luonnollista, että kiinnostumme asiasta ja aloitamme tutkimaan ja analysoimaan asiaa.

On kuitenkin hyvä tiedostaa, että menestykseen ei ole ihmelääkettä. Olipa kyse alan toimintamalleista, ketteristä toteutusmenetelmistä tai hienoista uusista ohjelmistoista, ERP-käyttöönotto ei koskaan tapahdu sormia napauttamalla. Sen sijaan projektissa olisi tärkeää keskittyä muihin tekijöihin kuin pelkkään teknologiaan.

5. Aloita realistisilla odotuksilla

Epäonnistuneita ERP-käyttöönottoja analysoitaessa on havaittu, että taustalla on monesti epärealistisia odotuksia. Jos oletuksena on, että käyttöönotto saadaan päätökseen vähäisin aika-, raha- ja resurssipanostuksin, johtaa se väistämättä huonoihin tuloksiin.

Tarkastele ensin ERP-toimittajan tai järjestelmäintegraattorin ehdottamaa toteutussuunnitelmaa ja arvioi ovatko he aliarvioineet tai jättäneet kokonaan pois joitakin alueita. Ja mikä tärkeintä, hanki suunnitelmasta puolueeton arvio, ennen kuin sitoudut siihen.

6. Suhtaudu ERP-käyttöönottoon liiketoiminnan muutoksena ennemmin kuin teknologiaprojektina

Niin hienoa kuin teknologia onkin, sillä saatetaan tarpeettomasti vaikeuttaa asioita. Näemme yritysten usein jumiutuvan teknologisiin kysymyksiin, kuten esim. räätälöinteihin tai integrointeihin. Nämä asiat ovat loppupeleissä isossa kuvassa katsottuna suht merkityksettömiä.

Sen sijaan, että monimutkaistetaan ja panostetaan liikaa toteutuksen tekniseen puoleen, suosittelemme keskittymään ja käyttämään enemmän aikaa ja rahaa ERP-käyttöönoton muihin osiin. Asiat, kuten selkeä strategia, muutoksenhallinta ja tehokas liiketoimintaprosessien hallinta ovat paljon tärkeämpiä tekijöitä menestyksen kannalta.

7. Valmistaudu hyvin projektin toteutukseen

Ennen kuin ryhdyt toteuttamaan ERP-käyttöönottoa, on projektisuunnitelman oltava kunnossa. Aivan kuten rakennettaessa uutta taloa, et voi odottaa, että pääurakoitsija, sähköasentajat, putkimiehet ja katontekijät ilmestyvät paikalle ilman, että sinulla on ensin yksityiskohtainen rakennussuunnitelma tehtynä.

Vastaavasti et halua myöskään, että järjestelmäintegraattorin konsultti käynnistää projektin ja alkaa testata järjestelmää ilman selkeää ohjausta, sillä se on erittäin kallis ja tehoton tapa johtaa käyttöönottoa. Lisäksi tämä tarkoittaisi sitä, että oman tiimisi sijasta toteutus onkin järjestelmäintegraattorin hallussa.

8. Hyödynnä oikeita osaajia

Sanomattakin selvää, että haluat parhaan A-ryhmän ERP-käyttöönottoprojektiisi. Sisäisen tiimin haasteena on se, että heitä on yleensä vaikea irrottaa omista työtehtävistään. Heillä on kuitenkin paras ymmärrys yrityksen nykyisestä toiminnasta ja usein myös visio siitä, miten asioita voitaisiin parantaa.

Kun on kyse ulkoisista projektitiimin jäsenistä, kannattaa olla tarkka siitä, missä kohtaa projektia heitä käytetään. Toiminnallisten ja teknisten asiantuntijoiden tarve on selkeä, mutta on olemassa myös muita rooleja, jotka ovat tärkeitä. Esimerkiksi yrityksen muutosten hallinta, liiketoimintaprosessien uudelleensuunnittelu ja strateginen yhdenmukaistaminen ovat muutamia kriittisiä asioita, joita useimmat järjestelmäintegraattorit eivät kuitenkaan käsittele.

9. Panosta organisaatiomuutoksen hallintaan

Monet tietohallintojohtajat ja projektiryhmän jäsenet ovat todenneet käyttöönottoprojektin jälkeen, että he olisivat käyttäneet enemmän aikaa yrityksen muutoksenhallintaan. Se summa, jonka ajattelit käyttää muutoksenhallintaan, ei todennäköisesti riitä. On helppoa erehtyä luuleman, että yrityksessä ollaan pelkästään innoissaan muutoksesta, ja vaikka suuri osa olisikin, niin kaikki eivät ole. Muutoksenhallinnasta tulee väistämättä kriittinen asia jossain kohtaa projektia. Se voi vaatia ajan ja resurssien ottamista yrityksen muusta toiminnasta, mutta lopulta sijoitus kannattaa.

10. Tarkista toteutuksen laadunvarmistus ja riskinhallinta

Toimittajan tai järjestelmäintegraattorin omatekemä arvio järjestelmän toimivuudesta ja sopivuudesta ei välttämättä kerro koko totuutta. He eivät aina halua paljastaa kaikkia projektiin liittyviä riskejä tai haasteita, joita matkan varrella saattaa ilmetä.

Yritykset tarvitsevat kumppanilta avoimuutta ja rehellisen arvioinnin siitä, mitkä asiat ovat hyvin ja missä on parannettava. Jos odotetaan siihen asti, että riskit alkavat jo todentua, on yleensä liian myöhäistä lähteä korjaamaan tilannetta. Tästä syystä riippumaton kolmas osapuoli, jolla ei ole mitään menetettävää riskien tunnistamisessa ja lieventämisessä, on yritykselle hyödyllinen apu.

Tärkeimmät opit

Yllä olevat askeleet vaativat tarkkuutta ja fokusta oikeaan tekemiseen. Silti oikotietä onneen ei ole. Lisää tietoa saat oppaastamme Kuinka toteutan ERP-projektin onnistuneesti – 14 muistettavaa asiaa tai voit pyytää meiltä ilmaista NetSuite-konsultointia. Onnea muutosmatkaan!